Manko i nadwyżka na rozładunku: jak liczyć palety i zabezpieczyć roszczenie

Przy rozładunku policz przyjęte sztuki i palety i porównaj je z listem przewozowym oraz packing listą. Jeśli powstaje manko lub nadwyżka, udokumentuj to od razu: wpisz zastrzeżenie do listu przewozowego, zrób zdjęcia i spisz stan faktyczny. Brak zastrzeżenia w chwili dostawy utrudnia późniejsze roszczenie.

Co sprawdzić przy odbiorze?

Odbiór to moment, w którym rozbieżność można jeszcze uchwycić i opisać przy kierowcy. Punktem odniesienia są dokumenty jadące z ładunkiem: list przewozowy CMR oraz packing lista. To one mówią, ile sztuk i palet powinno dojechać.

• Liczba palet. Policz palety zjeżdżające z naczepy i porównaj z liczbą wpisaną w dokumentach.
• Liczba sztuk i kompletność palet. Sprawdź, czy paleta jest kompletna, czy nie brakuje warstw lub opakowań, i czy liczba sztuk zgadza się z packing listą.
• Oznaczenia i etykiety. Zweryfikuj, czy numery palet i etykiety odpowiadają pozycjom z dokumentów, bo pomyłka w skanowaniu lub przełożenie palety łatwo tworzy pozorny brak lub nadmiar.
• Stan opakowań. Zwróć uwagę na ślady otwierania, przepakowania lub uszkodzenia, które mogą wiązać się z rozbieżnością ilości.

Jak liczyć i dokumentować rozbieżność?

Jeśli liczba się nie zgadza, rozbieżność trzeba opisać w chwili dostawy, a nie zgłaszać ją po odjeździe kierowcy. Kluczowe jest zastrzeżenie do listu przewozowego, czyli zapis wprost na dokumencie, że towar przyjęto z brakiem lub nadwyżką.

• Wpis w liście przewozowym. Zaznacz na CMR, czego dotyczy rozbieżność i jaka jest jej skala, tak jak wynika to z faktycznego przeliczenia.
• Zdjęcia. Sfotografuj ładunek, palety, etykiety oraz naczepę, tak aby dokumentacja pokazywała stan w chwili odbioru.
• Spis stanu faktycznego. Zapisz, ile faktycznie przyjęto sztuk i palet, i zestaw to z dokumentami.
• Protokół. Sporządź protokół rozbieżności podpisany przy odbiorze, który spina zastrzeżenie, zdjęcia i spis w jeden komplet.

Im pełniejsza dokumentacja powstanie przy kierowcy, tym mniej miejsca na spór o to, w którym momencie i po czyjej stronie doszło do rozbieżności.

Częste przyczyny manka i nadwyżki

Rozbieżność nie zawsze oznacza zaginięcie towaru. Do najczęstszych przyczyn należą:

• Pomyłka przy załadunku. Na naczepę trafia inna liczba palet, niż wpisano do dokumentów.
• Złe skanowanie. Błąd przy odczycie kodów zawyża lub zaniża liczbę pozycji względem stanu faktycznego.
• Przełożenie palet. Palety z różnych zleceń zostają pomieszane, co u jednego odbiorcy tworzy manko, a u innego nadwyżkę.
• Kradzież. Część towaru znika w trakcie transportu lub postoju.

Dlatego samo stwierdzenie różnicy nie przesądza o winie. Przesądza o niej dopiero rzetelna dokumentacja spięta z dokumentami przewozowymi.

Dlaczego zastrzeżenie jest kluczowe?

Zastrzeżenie do listu przewozowego to ślad, że w chwili dostawy towar nie zgadzał się z dokumentami. Bez tego zapisu późniejsze roszczenie jest trudniejsze, bo brakuje dowodu, że rozbieżność istniała już przy odbiorze, a nie powstała po nim. Odbiór bez uwag, a następnie zgłoszenie braku po fakcie, to najsłabsza możliwa pozycja.

W praktyce oznacza to prostą zasadę: liczysz przy kierowcy, a wszystko, co się nie zgadza, wpisujesz od razu do listu przewozowego i dokumentujesz zdjęciami oraz protokołem. To kilka minut przy rozładunku, które decydują o tym, czy roszczenie ma oparcie w dokumentach.

Rola OTSL

W OTSL traktujemy przeliczenie i kompletność ładunku jako część odbioru, a nie formalność załatwianą po fakcie. Podpowiadamy, co policzyć i co zapisać, a przy rozbieżności pomagamy zebrać komplet: zastrzeżenie do listu przewozowego, zdjęcia, spis i protokół, tak aby dokumentacja powstała w chwili dostawy. Jeśli chcesz ustalić zasady kontroli odbioru dla swoich ładunków, napisz przez formularz kontaktowy. Wspieramy też inspekcję ładunków oraz magazynowanie, a pojęcia przewozowe wyjaśniamy w słowniku.

Krok po kroku

1. Przeliczenie towaru. Policz dokładnie wszystkie palety i pojedyncze sztuki zjeżdżające z naczepy podczas rozładunku.
2. Weryfikacja z dokumentami. Porównaj stan faktyczny z danymi wpisanymi w liście przewozowym CMR oraz na packing liście.
3. Sporządzenie zastrzeżeń. Wpisz jednoznaczne uwagi dotyczące manka lub nadwyżki bezpośrednio do listu przewozowego w obecności kierowcy.
4. Udokumentowanie stanu. Zrób czytelne zdjęcia rozładowanych palet oraz wszelkich rozbieżności w towarze.
5. Podpisanie protokołu. Uzyskaj podpis kierowcy pod wpisanymi zastrzeżeniami oraz sporządzonym protokołem rozbieżności.

Definicje

• Manko: Sytuacja na rozładunku, w której faktyczna liczba odebranych sztuk lub palet jest mniejsza niż zadeklarowana w dokumentach przewozowych.
• Nadwyżka: Stan, w którym podczas odbioru przyjęto większą liczbę towaru lub palet, niż wynika z dokumentacji transportowej.
• List przewozowy CMR: Międzynarodowy List Przewozowy stanowiący dowód zawarcia umowy transportu drogowego oraz określający stan i ilość ładunku.
• Packing lista: Szczegółowa lista pakowa zawierająca dokładne zestawienie zawartości przesyłki, w tym liczbę opakowań, sztuk i palet.

Kiedy ta zasada nie obowiązuje?

Opisana procedura sprawdzania palet bezpośrednio przy odbiorze nie dotyczy przesyłek dostarczanych w zamkniętych i zaplombowanych kontenerach lub naczepach, gdzie weryfikacja zawartości następuje po zerwaniu plomb przez odbiorcę.

Źródła

• UNCITRAL, Konwencja CMR o umowie międzynarodowego przewozu drogowego towarów: tekst konwencji regulującej międzynarodowy przewóz drogowy i list przewozowy CMR.
• UNECE, unece.org: Europejska Komisja Gospodarcza ONZ, organizacja właściwa dla transportu drogowego i dokumentów przewozowych.