Działając zgodnie z art. 13 i 14 RODO, OTSL Sp. z o.o. informuje przewoźników i podwykonawców, ich przedstawicieli, dyspozytorów oraz kierowców o zasadach przetwarzania danych osobowych w związku z nawiązaniem i wykonywaniem współpracy przewozowej. Dotyczy to zarówno danych podanych przy zgłoszeniu przez formularz z tematem „Współpraca przewozowa”, jak i danych przekazywanych przy realizacji poszczególnych zleceń. Wersja 1.0, obowiązuje od 5 września 2026.
1. Administrator danych
Administratorem danych jest OTSL Sp. z o.o., ul. Batalionów Chłopskich 71, 25-671 Kielce, wpisana do rejestru przedsiębiorców pod numerem KRS 0001012523. Nie powołano inspektora ochrony danych. Kontakt w sprawach danych osobowych: info@otsl.pl albo formularz kontaktowy.
2. Kategorie danych i ich źródło
- Dane kontaktowe przedstawicieli i dyspozytorów przewoźnika: imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu, adres e-mail, firma, którą reprezentują.
- Dane kierowców przekazane do realizacji zlecenia: imię i nazwisko, numer telefonu, numer rejestracyjny pojazdu i naczepy, a przy przewozach do Wielkiej Brytanii, Szwajcarii lub Norwegii także dane wymagane do zgłoszeń celnych i granicznych (m.in. GMR w systemie GVMS, dane z dokumentu tożsamości potrzebne do rezerwacji promu i kontroli granicznej).
- Dane z dokumentów weryfikacyjnych przewoźnika: licencja wspólnotowa i wypisy, polisa OCP, odpis z KRS lub wpis w CEIDG, zaświadczenia i certyfikaty — w zakresie, w jakim zawierają dane osobowe (np. imię i nazwisko właściciela lub osób reprezentujących).
Źródło danych (art. 14 RODO). Dane przedstawicieli otrzymujemy od nich samych. Dane kierowców otrzymujemy od przewoźnika będącego ich pracodawcą lub zleceniodawcą, który zobowiązany jest poinformować ich o przekazaniu danych do OTSL. Dane z rejestrów publicznych (KRS, CEIDG, rejestr licencji) pobieramy z tych rejestrów.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
- Nawiązanie i wykonanie współpracy przewozowej, w tym przekazanie zlecenia, awizacja, booking promu, rozliczenie — art. 6 ust. 1 lit. b RODO w odniesieniu do przedsiębiorców jednoosobowych, a wobec pracowników i przedstawicieli przewoźnika — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes obu stron w wykonaniu umowy).
- Weryfikacja przewoźnika i bezpieczeństwo ładunku: sprawdzenie licencji, ubezpieczenia OCP, zgodności pojazdu i kierowcy ze zleceniem przy podstawieniu, zapobieganie podstawieniu fikcyjnego przewoźnika — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Wypełnienie obowiązków prawnych: podatkowych i rachunkowych, celnych (zgłoszenia eksportowe, importowe i tranzytowe), wynikających z Konwencji CMR oraz przepisów Pakietu Mobilności i ustawy o transporcie drogowym — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
- Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń z tytułu umowy przewozu, szkody w ładunku, opóźnienia lub postoju — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
4. Odbiorcy danych
- klienci OTSL (nadawcy i odbiorcy ładunku) — w zakresie niezbędnym do dostawy: dane kierowcy i pojazdu do awizacji i wjazdu na teren zakładu;
- agencje celne OTSL w Polsce i w Wielkiej Brytanii oraz organy celne i graniczne Polski, Wielkiej Brytanii, Szwajcarii i Norwegii;
- operatorzy promowi i terminale w zakresie rezerwacji przeprawy i manifestów pojazdów;
- ubezpieczyciele i likwidatorzy szkód, kancelarie prawne, biura rachunkowe;
- dostawcy usług IT: hosting, poczta elektroniczna, systemy do zarządzania zleceniami.
5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Przy przewozach do Wielkiej Brytanii dane kierowcy i pojazdu przekazywane są brytyjskim organom celnym i granicznym oraz operatorom promowym na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych w Zjednoczonym Królestwie. Przekazywanie do Szwajcarii odbywa się na podstawie decyzji Komisji o odpowiednim stopniu ochrony; Norwegia należy do EOG. W pozostałych przypadkach przekazanie następuje wyłącznie w zakresie wymaganym przez przepisy celne kraju przeznaczenia albo na podstawie standardowych klauzul umownych.
6. Okres przechowywania danych
- Dane kontaktowe i weryfikacyjne przewoźnika — przez okres współpracy, a po jej zakończeniu do upływu terminów przedawnienia roszczeń.
- Dane związane z konkretnym przewozem — do upływu terminu przedawnienia roszczeń z umowy przewozu: zgodnie z art. 32 Konwencji CMR rok, a w przypadku złego zamiaru lub niedbalstwa równoważnego złemu zamiarowi trzy lata, licząc od dnia określonego w tym przepisie.
- Dane w dokumentach księgowych i celnych — 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, zgodnie z przepisami podatkowymi i celnymi.
- Dane ze zgłoszenia przez formularz, po którym nie doszło do współpracy — do zakończenia rozmów, nie dłużej niż 12 miesięcy od zgłoszenia.
7. Prawa osób, których dane dotyczą
- prawo dostępu do danych i uzyskania ich kopii;
- prawo do sprostowania danych;
- prawo do usunięcia lub ograniczenia przetwarzania — z zastrzeżeniem obowiązków przechowywania dokumentacji przewozowej, celnej i podatkowej;
- prawo do przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy;
- prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Wnioski kieruj na adres info@otsl.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.
8. Dobrowolność podania danych
Podanie danych przez przewoźnika jest dobrowolne, lecz niezbędne do przeprowadzenia weryfikacji, zawarcia umowy o współpracy i wykonania zleceń. Bez danych kierowcy i pojazdu nie jest możliwe wykonanie awizacji, zgłoszeń celnych ani rezerwacji promu.
9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Administrator nie podejmuje wobec przewoźników ani kierowców decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu. Weryfikacja przewoźnika jest prowadzona przez pracowników OTSL.
Ogólne zasady przetwarzania danych w związku z usługami OTSL opisuje Klauzula informacyjna RODO, a zasady dotyczące użytkowników serwisu — Polityka prywatności.