Information zur Verarbeitung personenbezogener Daten von Frachtführern und ihren Fahrern

Gemäß Art. 13 und 14 DSGVO informiert die OTSL Sp. z o.o. Frachtführer und Subunternehmer, deren Vertreter, Disponenten und Fahrer über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Aufnahme und Durchführung einer Transportzusammenarbeit. Dies betrifft sowohl Daten aus der Anfrage über das Kontaktformular mit dem Betreff „Zusammenarbeit Frachtführer“ als auch Daten, die bei der Abwicklung einzelner Transportaufträge übermittelt werden. Version 1.0, gültig ab 5. September 2026.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher ist die OTSL Sp. z o.o., ul. Batalionów Chłopskich 71, 25-671 Kielce, Polen, eingetragen im Unternehmerregister unter der Nummer KRS 0001012523. Ein Datenschutzbeauftragter wurde nicht bestellt. Kontakt in Datenschutzfragen: info@otsl.pl oder das Kontaktformular.

2. Datenkategorien und Herkunft der Daten

• Kontaktdaten der Vertreter und Disponenten des Frachtführers: Vor- und Nachname, Funktion, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, vertretenes Unternehmen.
• Zur Auftragsabwicklung übermittelte Fahrerdaten: Vor- und Nachname, Telefonnummer, Kennzeichen von Fahrzeug und Anhänger sowie bei Transporten nach Großbritannien, in die Schweiz oder nach Norwegen die für Zoll- und Grenzanmeldungen erforderlichen Daten (u. a. GMR im System GVMS, Ausweisdaten für Fährbuchung und Grenzkontrolle).
• Daten aus den Prüfunterlagen des Frachtführers: Gemeinschaftslizenz und beglaubigte Abschriften, Verkehrshaftungsversicherung (OCP), Auszug aus dem KRS- oder CEIDG-Register, Bescheinigungen und Zertifikate — soweit sie personenbezogene Daten enthalten (z. B. Name des Inhabers oder der vertretungsberechtigten Personen).

Herkunft der Daten (Art. 14 DSGVO). Die Daten der Vertreter erhalten wir von diesen selbst. Fahrerdaten erhalten wir vom Frachtführer als deren Arbeitgeber oder Auftraggeber; dieser ist verpflichtet, die Fahrer über die Weitergabe der Daten an OTSL zu informieren. Daten aus öffentlichen Registern (KRS, CEIDG, Lizenzregister) entnehmen wir diesen Registern.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

• Aufnahme und Durchführung der Transportzusammenarbeit, einschließlich Auftragsübergabe, Avisierung, Fährbuchung und Abrechnung — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gegenüber Einzelunternehmern, gegenüber Mitarbeitern und Vertretern des Frachtführers Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse beider Parteien an der Vertragserfüllung).
• Prüfung des Frachtführers und Ladungssicherheit: Kontrolle von Lizenz, Verkehrshaftungsversicherung, Übereinstimmung von Fahrzeug und Fahrer mit dem Auftrag bei der Beladung, Verhinderung des Einsatzes fiktiver Frachtführer — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen: steuer- und buchhaltungsrechtliche Pflichten, Zollpflichten (Ausfuhr-, Einfuhr- und Versandanmeldungen), Pflichten aus dem CMR-Übereinkommen, dem EU-Mobilitätspaket und dem polnischen Straßengüterverkehrsgesetz — Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Geltendmachung, Durchsetzung und Abwehr von Ansprüchen aus dem Beförderungsvertrag, wegen Ladungsschäden, Verspätung oder Standzeiten — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Empfänger

• Kunden von OTSL (Absender und Empfänger) — soweit für die Zustellung erforderlich: Fahrer- und Fahrzeugdaten für Avisierung und Werkszufahrt;
• Zollagenturen von OTSL in Polen und Großbritannien sowie Zoll- und Grenzbehörden Polens, Großbritanniens, der Schweiz und Norwegens;
• Fährgesellschaften und Terminals für die Buchung der Überfahrt und Fahrzeugmanifeste;
• Versicherer und Schadensregulierer, Rechtsanwaltskanzleien, Buchhaltungsbüros;
• IT-Dienstleister: Hosting, E-Mail, Auftragsverwaltungssysteme.

5. Übermittlung in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Bei Transporten nach Großbritannien werden Fahrer- und Fahrzeugdaten an britische Zoll- und Grenzbehörden sowie an Fährgesellschaften übermittelt — auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission für das Vereinigte Königreich. Übermittlungen in die Schweiz stützen sich auf den Angemessenheitsbeschluss der Kommission; Norwegen gehört zum EWR. In allen übrigen Fällen erfolgt eine Übermittlung nur in dem Umfang, den die Zollvorschriften des Bestimmungslandes verlangen, oder auf Grundlage von Standardvertragsklauseln.

6. Speicherdauer

• Kontakt- und Prüfdaten des Frachtführers — für die Dauer der Zusammenarbeit und nach deren Ende bis zum Ablauf der Verjährungsfristen für Ansprüche.
• Daten zu einem konkreten Transport — bis zum Ablauf der Verjährungsfrist für Ansprüche aus dem Beförderungsvertrag: nach Art. 32 CMR ein Jahr, bei Vorsatz oder einem dem Vorsatz gleichstehenden Verschulden drei Jahre, gerechnet ab dem in dieser Vorschrift bestimmten Zeitpunkt.
• Daten in Buchhaltungs- und Zollunterlagen — 5 Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Steuerzahlungsfrist abgelaufen ist, gemäß Steuer- und Zollvorschriften.
• Daten aus einer Anfrage über das Formular, auf die keine Zusammenarbeit folgt — bis zum Abschluss der Gespräche, längstens 12 Monate ab der Anfrage.

7. Rechte der betroffenen Personen

• Recht auf Auskunft und auf Erhalt einer Kopie der Daten;
• Recht auf Berichtigung;
• Recht auf Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung — vorbehaltlich der Aufbewahrungspflichten für Transport-, Zoll- und Steuerunterlagen;
• Recht auf Übertragbarkeit der auf Vertragsgrundlage verarbeiteten Daten;
• Recht auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO);
• Recht auf Beschwerde beim Präsidenten des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warschau, Polen.

Anträge richten Sie bitte an info@otsl.pl. Wir antworten unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats.

8. Freiwilligkeit der Angabe

Die Angabe der Daten durch den Frachtführer ist freiwillig, jedoch erforderlich für die Prüfung, den Abschluss eines Kooperationsvertrags und die Ausführung von Aufträgen. Ohne Fahrer- und Fahrzeugdaten sind Avisierung, Zollanmeldungen und Fährbuchungen nicht möglich.

9. Automatisierte Entscheidungsfindung

Der Verantwortliche trifft gegenüber Frachtführern oder Fahrern keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung einschließlich Profiling beruhen. Die Prüfung des Frachtführers erfolgt durch Mitarbeiter von OTSL.

Die allgemeinen Grundsätze der Datenverarbeitung im Zusammenhang mit den Leistungen von OTSL beschreibt die DSGVO-Informationspflicht, die Regeln für Website-Nutzer die Datenschutzerklärung.