Jak czytać wycenę od spedycji: co jest w stawce, a za co dopłacisz

Wycenę od spedycji czytaj od warunków, nie od kwoty. Najpierw ustal, czy dostałeś ofertę all-in, czy stawkę bazową, do której dojdą dodatki. Sprawdź wolne godziny na załadunek i rozładunek, przeprawę promową, odprawę celną, korektę paliwową i myto. Dopiero pełny koszt zlecenia, policzony dla identycznych założeń, nadaje się do porównania z inną ofertą.

All-in czy stawka bazowa: dwa języki tej samej wyceny

Dwie oferty na tę samą trasę potrafią różnić się o kilkanaście procent tylko dlatego, że mówią różnymi językami. Pierwsza podaje kwotę all-in: fracht, myto, korekta paliwowa i przeprawa w jednej liczbie. Druga pokazuje niską stawkę bazową, a resztę dopisuje w warunkach drobnym drukiem albo wcale, bo dodatki „wyjdą w praniu” po rozładunku. Obie formy są dopuszczalne, ale porównywać można je dopiero po sprowadzeniu do wspólnego mianownika.

Rozbicie ceny na składniki nie jest z definicji nieuczciwe. W kontraktach długoterminowych bywa wręcz przejrzystsze, bo korekta paliwowa zmienia się razem z ceną oleju napędowego i obie strony widzą, skąd bierze się różnica między kolejnymi fakturami. Kłopot zaczyna się wtedy, gdy zleceniodawca traktuje stawkę bazową jak cenę końcową i buduje budżet na liczbie, która nigdy nie miała nią być. Wtedy każda pozycja dopisana na fakturze wygląda jak nadużycie, choć była zapowiedziana w warunkach oferty.

Typowe pozycje poza stawką: za co dopłacisz

Katalog dodatków różni się między firmami, ale kilka pozycji wraca w niemal każdym sporze o fakturę:

• Postojowe ponad wolne godziny. Zlecenie przewiduje określony czas na załadunek i rozładunek. Po jego przekroczeniu licznik rusza, a stawka za godzinę lub dobę przestoju powinna wynikać z warunków oferty. Kto i kiedy płaci, wyjaśniamy w artykule o postojowym.
• Druga próba dostawy. Gdy odbiorca nie przyjmie auta w awizowanym oknie, ponowny podjazd oznacza dodatkowy przebieg i czas kierowcy, zwykle rozliczany jako osobna pozycja.
• Przeprawa promowa lub tunel. Na kierunku brytyjskim i skandynawskim przeprawa bywa wliczona w all-in, ale w stawce bazowej często jej nie ma. Pytaj wprost, czy cena obejmuje przeprawę i w którą stronę.
• Odprawa celna jako osobna usługa. Transport do Wielkiej Brytanii czy Szwajcarii wymaga zgłoszeń celnych. Część spedycji wlicza ich obsługę w cenę, część fakturuje osobno eksport, import i dokumenty tranzytowe. Szerzej piszemy o tym w tekście ile kosztuje transport do Wielkiej Brytanii.
• Korekta paliwowa. Procentowy dodatek powiązany z publikowaną ceną paliwa. W ofercie sprawdź, do jakiego indeksu jest odniesiony i jak często jest aktualizowany.
• Opłaty drogowe. Myto liczone od kilometrów, klasy emisji i liczby osi. Ramy dla opłat od pojazdów ciężarowych w Unii wyznacza dyrektywa 1999/62/WE. Na długiej trasie przez kilka krajów to znacząca część kosztu przewozu.
• ADR i temperatura kontrolowana. Towary niebezpieczne w rozumieniu umowy ADR, przewozy szybko psującej się żywności według umowy ATP oraz inne przewozy w temperaturze kontrolowanej wymagają odpowiedniego pojazdu, uprawnień kierowcy i dokumentacji, więc są wyceniane wyżej niż standardowa plandeka.
• Czekanie na dokumenty. Auto stoi gotowe do odprawy, a faktura eksportowa wciąż „się drukuje”. Czas oczekiwania na dokumenty bywa rozliczany jak przestój. W transporcie kontenerowym odpowiednikiem są opłaty demurrage i detention.

Co zwykle jest w stawce, a co bywa dopłatą?

Dlaczego najtańsza oferta na papierze bywa najdroższa po fakcie?

Mechanizm jest prosty i powtarzalny. Niska stawka bazowa wygrywa porównanie w arkuszu, zlecenie zostaje podpisane, a różnica wraca na fakturze: myto, korekta paliwowa, przeprawa, odprawa, godzina postoju przy załadunku i druga przy rozładunku. Budżet uzgodniony z klientem końcowym się rozjeżdża, zaczyna się spór o fakturę, wstrzymana płatność i wymiana pism zamiast kolejnych zleceń. Tracisz podwójnie: płacisz więcej, niż planowałeś, i psujesz relację, na której miał się opierać stały kierunek.

Drugi mechanizm to pozycje warunkowe bez stawek. Jeśli oferta nie podaje ceny postojowego, drugiej próby dostawy ani kosztu anulowania, nie znaczy to, że są darmowe. Znaczy to, że ich wysokość poznasz w najgorszym możliwym momencie, już po zdarzeniu, bez żadnej pozycji negocjacyjnej. Właśnie dlatego kompletne warunki bywają cenniejsze niż niska liczba na pierwszej stronie oferty.

Jak porównywać oferty, żeby porównywać to samo?

Porównanie ma sens tylko przy identycznych założeniach. Zanim wpiszesz liczby do tabeli:

• Wyślij każdemu oferentowi ten sam komplet danych: towar, waga, wymiary, liczba palet, miejsca załadunku i rozładunku, terminy, wymagania ADR lub temperaturowe.
• Poproś o pełny koszt zlecenia, a przy stawce bazowej o wycenę wszystkich znanych dodatków dla tej trasy.
• Sprawdź liczbę wolnych godzin i stawkę postojowego po ich przekroczeniu.
• Porównaj warunki rezygnacji, bo anulowanie zlecenia transportowego też ma swój koszt.
• Zwróć uwagę na walutę, termin płatności i okres ważności oferty, bo te trzy elementy zmieniają realną cenę.

Pytania, które warto zadać przed akceptacją

• Czy cena zawiera myto, korektę paliwową i przeprawę w obie strony?
• Ile wolnych godzin przewidziano na załadunek i rozładunek i ile kosztuje każda kolejna?
• Czy odprawa celna jest w cenie, a jeśli tak, to po której stronie granicy i z jakimi dokumentami?
• Ile kosztuje druga próba dostawy, przekierowanie auta i anulowanie zlecenia?
• Czy wycena dotyczy dokładnie tego towaru i tych parametrów, które podałem?

Odpowiedzi poproś na piśmie. Mail potwierdzający zakres wyceny rozstrzyga większość sporów o fakturę, zanim w ogóle się zaczną, bo obie strony wiedzą, na co się umówiły.

Rola OTSL

W wycenach OTSL rozpisujemy, co wchodzi w cenę, a co może pojawić się dodatkowo i w jakiej sytuacji: wolne godziny, przeprawa, odprawa celna, wymagania ADR lub temperaturowe. Prowadzimy spedycję drogową w całej Europie, w tym na kierunku brytyjskim i szwajcarskim, organizujemy odprawy celne i korzystamy z własnych magazynów w Kielcach, Legnicy i Milton Keynes. Jeśli chcesz porównać naszą wycenę z inną ofertą pozycja po pozycji, napisz do nas przez formularz.

Krok po kroku

1. Sprawdź typ stawki. Ustal, czy wycena stanowi kwotę ostateczną, czy stawkę bazową.
2. Zweryfikuj wolny czas. Sprawdź, ile czasu na załadunek i rozładunek zawarto w ofercie.
3. Przeanalizuj dodatki. Upewnij się, jak rozliczane są opłaty drogowe oraz promy.
4. Potwierdź formalności celne. Zwróć uwagę, czy koszty obsługi celnej uwzględniono w wycenie.
5. Porównaj pełny koszt. Zestawiaj ze sobą wyłącznie oferty przygotowane dla identycznych założeń.

Definicje

• Stawka all-in: cena transportu obejmująca wszystkie przewidywalne koszty przewozu.
• BAF (Bunker Adjustment Factor): dodatek paliwowy wyrównujący zmiany cen paliwa na rynku.
• CAF (Currency Adjustment Factor): dodatek walutowy uwzględniający wahania kursów walut.
• ADR (Umowa dotycząca międzynarodowego przewozu drogowego towarów niebezpiecznych): zestaw zasad określających przewóz ładunków niebezpiecznych.

Kiedy ta zasada nie obowiązuje?

Opisana zasada nie obowiązuje w sytuacji, gdy podczas realizacji przewozu wystąpią nieprzewidziane przestoje przekraczające ustalone wolne godziny.

Źródła

• Dyrektywa 1999/62/WE o opłatach za użytkowanie infrastruktury przez pojazdy ciężarowe (eur-lex.europa.eu)
• EKG ONZ, umowa ADR o przewozie towarów niebezpiecznych (unece.org)
• EKG ONZ, umowa ATP o przewozie szybko psujących się artykułów żywnościowych (unece.org)
• gov.uk, zasady importu towarów do Wielkiej Brytanii