KI-Grafik
Nachmesse-Logistik ist die Abholung des Standes und der Waren nach der Messe und ihre Rückführung zum Versender oder ins Lager. Am besten plant man sie schon vor der Abfahrt zur Messe, denn nach Hallenschluss bauen alle gleichzeitig ab und Abholfenster sind oft eng. Bei OTSL behandeln wir die Rückführung als Teil eines Prozesses.
Warum lieferung die Rückführung schwerer sein kann als die?
- Alle Aussteller bauen gleichzeitig ab, Slots sind schwerer zu bekommen.
- Waren nach der Messe sind oft anders gepackt als bei der Lieferung.
- Mit ATA-Carnet muss die Ware zurück, um die Prozedur zu schließen.
ATA-Carnet und Rückführung
Reisten die Waren auf einem ATA-Carnet außerhalb der EU, ist ihre Rückkehr die Bedingung, um die Prozedur zollfrei zu schließen. Deshalb planen wir die Rückführung gemeinsam mit der Abfahrt, nicht erst nach der Messe. Wir achten auf Fristen und Papiere, damit eine Formalität nicht zum Kostenfaktor wird.
Wie arbeiten wir?
Derselbe verantwortliche Kontakt, der die Lieferung betreut hat, führt die Rückführung, sodass bei der Übergabe nichts verloren geht. Bei Bedarf nehmen wir die Waren als Puffer ins Lager. Die Ware des Kunden behandeln wir wie unsere eigene, auch auf dem Rückweg.
Siehe Messelogistik, ATA-Carnets und Standlogistik von A bis Z.
Welche operativen Vorgaben entscheiden über die reibungslose Frachtabholung aus der Messehalle?
Die Planung des Rücktransports erfordert von dir eine präzise Abstimmung des Standabbaus mit der Ankunftszeit des LKW auf dem Messegelände. Messebetreiber vergeben strenge Zeitfenster – das standardmäßige Ladefenster für die Einfahrt eines Sattelzugs beträgt in der Regel exakt 3 Stunden nach dem offiziellen Ende der Veranstaltung. Wenn dein 12 Meter langer Transportzug auch nur 20 Minuten zu spät eintrifft, verlierst du automatisch deinen reservierten Platz in der Einfahrtschlange. Infolgedessen wartet der Fahrer auf Pufferparkplätzen bis zu 14 Stunden, bis das Messeteam ein neues Zeitfenster zuweist, was für dich zusätzliche Standgeldkosten verursacht. Bedenke zudem, dass das Anheben einer einzelnen Transportkiste mit einem Gewicht von über 250 kg ein im Voraus gebuchtes Umschlaggerät erfordert. Ohne bezahlten Staplerservice verbleibt die Ware in der Halle, und nach Ablauf der Frist berechnet die Messegesellschaft Strafgebühren für die Flächenbelegung.
Ebenso wichtig ist die physische Vorbereitung der Fracht für den Rücktransport und die korrekte zolltechnische Bearbeitung. Eine Standardpalette mit den Abmessungen 120x80 cm muss mit Stretchfolie von mindestens 23 Mikron Stärke umwickelt und mit mindestens 2 Polypropylen-Umreifungsbändern gesichert werden. Die Erfahrung zeigt, dass über 80% der Transportschäden auf der Rückfahrt auf mangelhafte Ladungssicherung zurückzuführen sind, was bei Gefahrenbremsungen zum Verrutschen der Standelemente führt. Vor der Übergabe der Ware an den Fahrer musst du folgende Schritte durchführen:
- Kennzeichnung jeder der 4 Masterpaletten mit einem Label, das die Frachtbriefnummer sowie die Zollgutadresse enthält.
- Wiegen jedes Packstücks zur Bestätigung, dass das Bruttogewicht um nicht mehr als 3 kg vom Wert der Ausfuhranmeldung abweicht.
- Überprüfung der Sicherheitsplomben an den Kisten mit Elektronik innerhalb von 1 Stunde nach Abschluss der Verpackung.
Die beschriebenen Zeitfensterregeln und Zollverpackungsvorschriften gelten nicht, wenn du Werbematerialien mit einem Gesamtgewicht von unter 100 kg ausschließlich innerhalb der Europäischen Union mit einem PKW oder einem Kleintransporter bis 3,5 Tonnen transportierst. In diesem Fall musst du keine Zeitfenster im Logistikportal der Messe buchen und keine Zollabfertigung durchführen; die Abholung erfolgt auf öffentlich zugänglichen Parkplätzen außerhalb der technischen Ladezonen.
Schritt für Schritt
- Slot-Reservierung. Sie vereinbaren das Zeitfenster für die Abholung auf dem Messegelände bereits vor Demontagestart.
- Verpackung und Kennzeichnung. Sie sichern den Messestand und die Produkte auf Paletten und listen das Rückgut auf.
- Dokumentenprüfung. Sie vergleichen die Anzahl der Packstücke mit der Zolldeklaration und prüfen den Zustand der Fracht.
- Zollabwicklung abschließen. Sie legen das ATA-Carnet der Zollbehörde zur Erledigung der vorübergehenden Verwendung vor.
- Rücktransport durchführen. Sie transportieren das Messegut von der Halle zurück zum Firmensitz oder ins Lager.
Definitionen
- Nachmesse-Logistik: Die Abholung des Messestandes und der Waren am Veranstaltungsort sowie deren Rücktransport zum Absender.
- ATA-Carnet (Admission Temporaire/Temporary Admission): Ein internationales Zolldokument zur vorübergehenden zoll- und steuerfreien Einfuhr von Waren.
- Vorübergehende Verwendung: Ein Zollverfahren, das die Einfuhr von Waren unter der Bedingung der künftigen Wiederausfuhr gestattet.
- Ladeslot: Ein festgelegtes Zeitfenster für die Einfahrt eines Lkw auf das Messegelände zur Verladung.
Wann gilt diese Regel nicht?
Diese Regel gilt nicht, wenn die Messewaren direkt im Veranstaltungsland veräußert oder während der Messe vollständig verbraucht werden. Siehe auch: Nachmesselogistik: Abbau, Abholung und Rücktransport ohne Verluste.
Die Rolle von OTSL
Bei der Rücktransportplanung übernimmt OTSL die Abwicklungszeiten und bietet den passenden Straßentransport für Ihr Messegut an. Vertiefende Informationen finden Sie zudem im Beitrag Messestand-Logistik.
