Grafika AI
Powrót po targach jest trudniejszy niż dostawa, bo cała hala demontuje się w tym samym czasie. Auto podstawione „po zamknięciu" trafia w korek kilkudziesięciu pojazdów, a zabudowa spakowana w pośpiechu wraca uszkodzona. Odbiór planuje się równolegle z dostawą, z konkretnym oknem odbiorczym, wcześniej zamówionym leżakiem na puste opakowania i osobą odpowiedzialną za spis tego, co wraca.
Dlaczego powrót idzie gorzej niż dostawa?
- Wszyscy naraz. Montaż rozkłada się na kilka dni, demontaż na kilka godzin.
- Brak opakowań. Puste skrzynie i palety wracają ze składowania z opóźnieniem, a bez nich nie ma czego ładować.
- Pośpiech ekipy. Elementy pakowane bez zabezpieczeń jadą luzem i ocierają się o siebie.
- Nikt nie liczy. Po targach rzadko ktoś sprawdza, czy wraca komplet. Braki wychodzą przy następnej imprezie.
Plan odbioru, który działa
- Okno odbiorcze awizowane razem z dostawą, nie po zamknięciu imprezy.
- Zamówienie wydania pustych opakowań na godzinę przed końcem imprezy.
- Spis elementów wracających, najlepiej ten sam dokument co przy wysyłce.
- Materiały zabezpieczające przywiezione razem z zabudową, nie kupowane na miejscu.
- Jedna osoba po stronie wystawcy odpowiedzialna za wydanie towaru kierowcy.
Karnet ATA a powrót
Jeśli zabudowa jechała na karnecie ATA, powrót musi być odprawiony i wpisany do karnetu, a towar musi wrócić w komplecie i w terminie ważności dokumentu. Brakujący element oznacza, że nie został wywieziony, a to rodzi obowiązek zapłaty cła i podatku w kraju targów. To najczęstszy powód nieprzyjemnych rozliczeń po imprezach poza Unią.
Spis, który ratuje pieniądze
Ten sam dokument przy wysyłce i przy powrocie to najprostsze narzędzie kontroli, jakie istnieje, a stosuje je mniejszość wystawców. Lista elementów z numerami i liczbą sztuk pozwala w kilka minut sprawdzić, czy wraca komplet, i wyłapać brak wtedy, gdy jeszcze można go znaleźć w hali. Bez listy brak wychodzi dopiero przy kolejnej imprezie, kiedy nikt już nie ustali, gdzie element został.
Uszkodzenia w drodze powrotnej
Zabudowa wraca w gorszym stanie niż jechała, i to jest normą, a nie wyjątkiem. Elementy były już raz rozpakowane, opakowania są zmęczone, a pakowanie odbywa się w pośpiechu i często przez inne osoby niż przy wysyłce. Zdjęcia stanu przy załadunku powrotnym zajmują pięć minut i są jedynym sensownym punktem odniesienia przy późniejszym sporze.
Elementy, które nie powinny wracać
Część zabudowy nie nadaje się do ponownego użycia: wydruki z datą imprezy, zniszczone wykładziny, jednorazowe konstrukcje. Ich powrót to koszt frachtu za coś, co i tak trafi do kosza. Warto ustalić przed demontażem, co wraca, a co zostaje do utylizacji na miejscu — obiekty targowe zwykle oferują taką usługę i bywa tańsza niż transport.
Termin powrotu a magazyn
Jeśli następna impreza jest za kilka tygodni, wożenie zabudowy do Polski i z powrotem bywa droższe niż jej składowanie bliżej kolejnego obiektu. To rachunek wart zrobienia przy dwóch imprezach w krótkim odstępie, zwłaszcza gdy odbywają się w tym samym regionie Europy. Zobacz też: Logistyka powystawowa, odbiór i powrót towarów | OTSL i Logistyka targowa: dowóz zabudowy i eksponatów do AMBEREXPO w Gdańsku.
Rola OTSL
Odbiór po targach planujemy razem z dostawą, w jednym zleceniu i z jednym opiekunem. Obsługujemy imprezy w całej Europie, a solówki z windami pozwalają zabrać zabudowę także wtedy, gdy wózki w hali są już zajęte przez innych wystawców.
Zabudowę do hali bez rampy dowozimy solówką z windą. Pełna oferta targowa: logistyka targowa.
Definicje
- Logistyka powystawowa: Proces obejmujący demontaż stoiska, pakowanie, załadunek oraz przewóz powrotny towarów po zakończeniu wydarzenia targowego.
- Karnet ATA (Admission Temporaire/Temporary Admission): Międzynarodowy dokument celny umożliwiający czasowy wywóz i odprawę towarów targowych bez konieczności uiszczania należności celno-podatkowych.
- Okno odbiorcze: Wyznaczony przedział czasowy, w którym pojazd transportowy może podstawić się pod halę targową w celu podjęcia ładunku.
- Składowanie opakowań: Usługa przechowywania pustych skrzyń, skrzyń transportowych i palet na terenie targów, niezbędnych do bezpiecznego spakowania stoiska po imprezie.
