Grafika AI
Oficjalny spedytor targowy posiada wyłączność na prace przeładunkowe na terenie obiektu targowego, w tym obsługę wózków widłowych, dźwigów i transport po hali. Spedytor wystawcy, taki jak OTSL, odpowiada za przewóz ładunku na trasie do obiektu, formalności celne, karnet ATA, bufor magazynowy oraz dostarczenie auta w wyznaczonym terminie. Granica odpowiedzialności i ubezpieczenia przebiega na burcie pojazdu.
Gdzie przebiega granica odpowiedzialności między spedytorami?
Precyzyjne wyznaczenie granicy odpowiedzialności jest kluczowym elementem logistyki targowej. W praktyce branżowej podział ten następuje fizycznie na burcie pojazdu dostawczego. Spedytor wystawcy odpowiada za bezpieczne doprowadzenie ciężarówki na teren targów, zachowanie wyznaczonego okna czasowego oraz sprawne przygotowanie skrzyni ładunkowej do rozładunku. Do momentu uniesienia towaru z skrzyni ładunkowej pełną odpowiedzialność ponosi przewoźnik drogowy oraz spedytor realizujący przewóz.
Od momentu, gdy widły wózka lub hak dźwigu oficjalnego spedytora podniosą paletę lub skrzynię ze stoiskiem z burty samochodu, odpowiedzialność przechodzi na podmiot wyznaczony przez organizatora. Tak samo kształtuje się podział w polisie ubezpieczeniowej. Ubezpieczenie transportowe przewoźnika lub spedytora wystawcy chroni mienie wyłącznie do burt pojazdu. Prace wykonywane wewnątrz hal targowych, w tym manewrowanie sprzętem przeładunkowym i składowanie opakowań, podlegają pod polisę oraz cennik oficjalnego spedytora.
Jakie zadania wykonuje oficjalny spedytor obiektu targowego?
Duże centra wystawiennicze wprowadzają oficjalnego spedytora ze względów bezpieczeństwa oraz z przyczyn organizacyjnych. Wjazd zewnętrznych wózków widłowych lub operowanie nieautoryzowanych dźwigów w ciasnych alejkach targowych mogłoby stworzyć zagrożenie dla ludzi i konstrukcji horyzontalnych. Oficjalny operator obsługuje rozładunki ze wszystkich aut oczekujących w kolejce, zarządza placem manewrowym i kieruje ruchem pojazdów technicznych wokół hal.
Wszystkie usługi realizowane przez oficjalnego operatora są rozliczane na podstawie dokumentu opublikowanego przed wydarzeniem. Cennik prac oficjalnego spedytora zawiera stawki rozliczane za paletę, za tonę ładunku lub za godzinę pracy wózka widłowego. Złożenie zamówienia na sprzęt po terminie określonym w regulaminie wiąże się z wyższymi opłatami. Do obowiązków oficjalnego spedytora należy również podjęcie pustych opakowań po montażu stoiska, ich przechowywanie przez czas trwania wydarzenia oraz ponowne dostarczenie do stoiska po zakończeniu targów.
Jak przygotować transport na targi krok po kroku?
- Weryfikacja regulaminu targowego. Przeczytaj podręcznik wystawcy opublikowany przez organizatora wydarzenia, aby poznać zasady awizacji, godziny montażu oraz cennik oficjalnego operatora przeładunkowego.
- Zgłoszenie zapotrzebowania na sprzęt. Zamów wózek widłowy lub dźwig u oficjalnego spedytora w terminie podanym w podręczniku, aby uniknąć dopłat za zgłoszenia po terminie.
- Przygotowanie dokumentacji transportowej i celnej. Przygotuj listy przewozowe, deklaracje celne lub dokument karnet ATA, jeśli transport przekracza granice celne Unii Europejskiej.
- Organizacja przewozu drogowego. Zleć spedytorowi wystawcy transport ładunku z zaplecza magazynowego na teren targów z uwzględnieniem awizowanego slotu czasowego.
- Przekazanie ładunku na burcie auta. Po przyjeździe na miejsce udostępnij ładunek oficjalnemu spedytorowi obiektu, który dokona rozładunku i transportu do hali.
- Załadunek powrotny po wydarzeniu. Po zakończeniu targów oficjalny spedytor dostarczy puste opakowania i załaduje stoisko na samochód spedytora wystawcy.
Definicje
- ATA (Admission Temporaire/Temporary Admission): Międzynarodowy dokument celny umożliwiający czasowy przywóz towarów na targi i wystawy bez konieczności uiszczania cła i podatków.
- Oficjalny spedytor (Official freight forwarder / lifting contractor): Podmiot wyznaczony przez organizatora targów posiadający wyłączność na świadczenie usług przeładunkowych i sprzętowych na terenie obiektu.
- Podręcznik wystawcy (Exhibitor manual): Zbiór regulaminów, wytycznych technicznych i cenników dostarczany uczestnikom przez organizatora wydarzenia targowego.
- Spedytor wystawcy: Firma transportowa wybrana bezpośrednio przez wystawcę do organizacji przewozu drogowego, odpraw celnych i magazynowania buforowego.
Checklista przygotowania transportu targowego
- Sprawdzono, czy obiekt targowy wymaga skorzystania z usług oficjalnego spedytora.
- Przeanalizowano cennik prac przeładunkowych zawarty w podręczniku wystawcy.
- Uzyskano potwierdzenie godziny awizacji pojazdu pod halą wystawienniczą.
- Przygotowano dokumenty celne oraz karnet ATA dla ładunków spoza Unii Europejskiej.
- Ustalono warunki ubezpieczenia towaru z uwzględnieniem granicy odpowiedzialności na burcie auta.
- Zlecono przechowanie pustych skrzyń i palet po zakończeniu montażu stoiska.
Kiedy przedstawiona reguła nie obowiązuje?
Opisana zasada podziału prac na terenie obiektu nie obowiązuje na mniejszych obiektach targowych, na których organizator nie wprowadził wyłączności dla oficjalnego spedytora. W takich miejscach rozładunek zależy od ustaleń podjętych przed wyjazdem i może być wykonany przez kierowcę przy użyciu windy lub bezpośrednio przez ekipę montażową wystawcy.
Rola OTSL
OTSL Sp. z o.o. z siedzibą w Kielcach organizuje transport i odprawy celne między Polską, Wielką Brytanią, Szwajcarią, Norwegią oraz resztą Europy. Jako spedytor wystawcy odpowiadamy za terminowy dowóz stoisk i rekwizytów pod hallę, wykorzystując zaplecze logistyczne w Kielcach oraz magazyn w Milton Keynes w Anglii. Oferujemy obsługę spraw celnych, w tym dokumentu karnety ATA, oraz dostarczenie ładunku pod obiekt. Szczegółowe omówienie zasad przeładunku znajduje się w artykule Kto rozładuje stoisko na targach: Ty, Twój spedytor czy spedytor oficjalny. Nasz transport drogowy kończy bieg przy burcie pojazdu, gdzie ładunek przejmuje oficjalny operator wyznaczony przez organizatora targów.
