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Der offizielle Messespediteur besitzt das exklusive Recht für alle Umschlagarbeiten auf dem Messegelände, einschließlich Gabelstapler-, Kran- und Hallentransporte. Der Spediteur des Ausstellers, wie OTSL, verantwortet den Transport auf der Strecke zum Gelände, die Zollabfertigung, das Carnet ATA, den Lagerpuffer und die pünktliche Gestellung des LKW. Die Haftungs- und Versicherungsgrenze verläuft an der Ladebordwand des Fahrzeugs.
Wo verläuft die Haftungsgrenze zwischen den Spediteuren?
Die genaue Festlegung der Verantwortlichkeit ist ein wesentlicher Punkt in der Messelogistik. In der Praxis verläuft diese Schnittstelle an der Ladebordwand des LKW. Der Spediteur des Ausstellers haftet für den sicheren Transport der Fracht bis zum Messegelände, das Einhalten des gebuchten Zeitfensters und die Bereitstellung der Ladefläche. Bis das Frachtgut von der Ladefläche gehoben wird, liegt die Verantwortung beim Straßentransporteur und dem Spediteur des Ausstellers.
Sobald die Gabeln eines Staplers oder der Haken eines Krans des offiziellen Messespediteurs die Palette oder Kiste von der Ladebordwand anheben, geht die Haftung auf den vom Veranstalter beauftragten Betrieb über. Diese Trennung spiegelt sich auch in den Versicherungspolicen wider. Die Transportversicherung des Aussteller-Spediteurs deckt Schäden nur bis zur Fahrzeugkante. Arbeiten in den Messehallen sowie die Einlagerung von Leergut unterliegen der Versicherung und der Preisliste des offiziellen Messespediteurs.
Welche Aufgaben übernimmt der offizielle Messespediteur?
Große Messegelände setzen offizielle Messespediteure aus Sicherheits- und Organisationsgründen ein. Der Einsatz fahrzeugeigener Stapler oder nicht autorisierter Kräne in engen Hallengängen würde erhebliche Risiken für Personen und Standbauten bergen. Der offizielle Dienstleister koordiniert die Entladung aller ankommenden LKW im Stau- und Ladebereich und steuert den technischen Verkehr auf dem Gelände.
Alle Leistungen des offiziellen Messespediteurs werden auf Grundlage des vor der Veranstaltung bereitgestellten Dokuments abgerechnet. Die Preisliste des offiziellen Messespediteurs enthält Tarife pro Palette, pro Tonne oder pro Staplerstunde. Eine Bestellung von Geräten nach Ablauf der im Handbuch festgelegten Frist kann zu Aufpreisen führen. Zum Aufgabengebiet gehört auch das Einsammeln des Leerguts nach dem Standbau, dessen Lagerung während der Messe und die Rücklieferung an den Stand nach Messeende.
Wie organisiert man den Messetransport Schritt für Schritt?
- Ausstellerhandbuch prüfen. Lesen Sie die technischen Richtlinien des Veranstalters bezüglich Zeitfenstern, Zufahrtsregeln und Tarifen des offiziellen Messespediteurs.
- Umschlagmittel bestellen. Buchen Sie erforderliche Stapler- oder Kranleistungen direkt beim offiziellen Messespediteur vor Ablauf der Anmeldefrist.
- Zoll- und Frachtpapiere vorbereiten. Erstellen Sie Frachtbriefe, Zollanmeldungen oder ein Carnet ATA für Transporte über Außengrenzen der Europäischen Union.
- Straßentransport terminieren. Beauftragen Sie Ihren Spediteur mit der Beförderung vom Zwischenlager zum Messegelände im exakt zugewiesenen Zeitfenster.
- Übergabe an der Ladebordwand. Stellen Sie das Fahrzeug am Messegelände bereit, damit der offizielle Messespediteur das Gut entladen und in die Halle bringen kann.
- Rücktransport nach Messeende sichern. Stellen Sie sicher, dass der offizielle Spediteur das Leergut an den Stand liefert und das Material auf den LKW des Aussteller-Spediteurs verlädt.
Definitionen
- Carnet ATA (Admission Temporaire/Temporary Admission): Internationales Zolldokument für die vorübergehende zoll- und steuerfreie Einfuhr von Messe- und Ausstellungsgütern.
- Offizieller Messespediteur (Official freight forwarder / lifting contractor): Vom Messeveranstalter exklusiv beauftragtes Logistikunternehmen für Umschlagarbeiten auf dem Messegelände.
- Ausstellerhandbuch (Exhibitor manual): Vom Veranstalter herausgegebene Sammlung von Vorschriften, Terminen, Sicherheitsregeln und Preislisten für Aussteller.
- Spediteur des Ausstellers: Das vom Aussteller direkt beauftragte Transportunternehmen für den Straßentransport, Zollabwicklung und Zwischenlagerung.
Checklista für den Messetransport
- Geprüft, ob auf dem Messegelände ein exklusiver offizieller Messespediteur vorgeschrieben ist.
- Preisliste für Umschlagarbeiten im Ausstellerhandbuch ausgewertet.
- Zeitfenster für die LKW-Anlieferung am Messegelände schriftlich bestätigt.
- Zolldokumente und Carnet ATA für Nicht-EU-Grenzen vollständig vorbereitet.
- Versicherungsschutz bis zur Ladebordwand des LKW überprüft.
- Einlagerung von Leergut beim offiziellen Messespediteur angemeldet.
Wann gilt diese Regelung nicht?
Die beschriebene Aufteilung der Umschlagarbeiten gilt nicht auf kleineren Messegeländen, auf denen der Veranstalter keine Exklusivität für einen offiziellen Messespediteur festgelegt hat. An solchen Orten hängt die Entladung von den vor der Abfahrt getroffenen Vereinbarungen ab und kann durch den Fahrer mit Ladebordwand oder durch das Aufbauteam des Ausstellers erfolgen.
Die Rolle von OTSL
OTSL Sp. z o.o. mit Sitz in Kielce organisiert Transporte und Zollabfertigungen zwischen Polen, Großbritannien, der Schweiz, Norwegen und dem restlichen Europa. Als Spediteur des Ausstellers sorgen wir für die pünktliche Anlieferung der Exponate am Messegelände und nutzen dabei unsere Logistikbasis in Kielce sowie unser Lager in Milton Keynes in England. Wir übernehmen Zolldienstleistungen wie das ATA-Carnet und bringen die Fracht bis an die Messehalle. Weitere Details zur Logistik vor Ort finden Sie im Artikel Messelogistik: Anlieferung zum Objekt Międzynarodowe Targi Łódzkie. Unsere Verantwortung im Straßentransport endet an der Ladebordwand des Fahrzeugs, wo der offizielle Spediteur des Geländes die Ware übernimmt.
