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Leere Verpackungen dürfen nach dem Standaufbau aufgrund strenger Brandschutzvorschriften der Messebetreiber nicht in den Messehallen verbleiben. Sie werden im Rahmen der Leergutlagerung (empty case storage) durch den offiziellen Messespediteur in ein Techniklager gebracht oder durch OTSL-Fahrzeuge abtransportiert. Kennzeichnungsetiketten verhindern eine Entsorgung als Abfall und sichern die rechtzeitige Rückgabe vor dem Abbau.
Warum dürfen leere Kisten nicht am Messestand verbleiben?
Das Belassen von leeren Holzkisten, Kartons oder Paletten am Messestand nach Abschluss der Montagearbeiten verstößt gegen die Sicherheitsbestimmungen der Messegesellschaften. Die auf dem Messegelände geltenden Brandschutzvorschriften stufen angesammeltes Verpackungsmaterial als unmittelbare Brandlast und als Hindernis auf den Rettungswegen ein. Aus diesem Grund überprüfen die Halleninspektoren vor der Öffnung der Veranstaltung für das Publikum die Gänge und Standflächen konsequent.
Unbeaufsichtigt auf dem Stand oder im Kabinenbereich gelagertes Verpackungsmaterial kann zu Gebührenbescheiden oder Sanktionen durch das Messemanagement führen. Zudem werden Kisten ohne offizielle Kennzeichnungsschilder vom Reinigungspersonal häufig als entsorgungsreifer Abfall behandelt und vernichtet. Aussteller müssen daher den Abtransport in ein Techniklager organisieren oder die Verpackungen vom Gelände entfernen lassen.
Wie funktioniert der Service der Leergutlagerung in der Halle?
Die Leergutlagerung (empty case storage) ist ein strukturierter Logistikservice zur Zwischenlagerung von Messeverpackungen während der Veranstaltung. Die mit speziellen Aufklebern gekennzeichneten Kisten werden direkt am Stand von einem beauftragten Dienstleister abgeholt, bei dem es sich meist um den offiziellen Messespediteur des Objekts handelt. Dieser transportiert das Leergut in ein internes oder externes Techniklager, wo es geschützt aufbewahrt wird.
Nach dem offiziellen Ende der Messe und dem Verlassen der Hallen durch die Besucher liefert der offizielle Messespediteur das eingelagerte Leergut wieder an die jeweiligen Stände zurück. Dieser Vorgang erfolgt geordnet vor dem Beginn der eigentlichen Abbauarbeiten durch die Standbauteams. Die Kosten für die Einlagerung legt die Messegesellschaft im offiziellen Tarif der jeweiligen Veranstaltung fest; die Abrechnung erfolgt pro Stück oder pro Kubikmeter. Die Details stehen im Ausstellerhandbuch.
Prozess der Leergutabwicklung Schritt für Schritt
- Abholung der Aufkleber beim Ausstellerservice. Der Aussteller holt am Servicedesk der Messegesellschaft die offiziellen Kennzeichnungsetiketten ab.
- Kennzeichnung der Kisten mit EMPTY-Aufklebern. Alle leeren Kisten, Paletten und Behälter werden gut sichtbar mit Aufklebern versehen, die die Standnummer enthalten.
- Übergabe des Leerguts an den Messespediteur. Der offizielle Dienstleister übernimmt die markierten Kisten nach dem Standbau direkt an der Standgrenze.
- Einlagerung im Techniklager. Die Verpackungen werden für die Dauer der Messe trocken und sicher im Techniklager aufbewahrt.
- Rücklieferung an den Stand vor dem Abbau. Nach Hallenschließung stellt der Spediteur die Kisten pünktlich vor Beginn der Demontage wieder am Stand bereit.
Definitionen
- Leergutlagerung (Empty case storage): Kostenpflichtige Dienstleistung zur Erfassung, Lagerung und Rücklieferung von Verpackungen während einer Messe.
- Ausstellerhandbuch: Offizielles Regelwerk der Messegesellschaft mit technischen Vorschriften, Brandschutzbestimmungen und Leistungstarifen.
- Brandschutzvorschriften: Verbindliche Sicherheitsbestimmungen zum Schutz von Rettungswegen und zur Begrenzung von Brandlasten in Messehallen.
- Offizieller Messespediteur: Von der Messegesellschaft exklusiv beauftragtes Logistikunternehmen für Lade- und Lagerdienstleistungen auf dem Gelände.
Checkliste für die Vorbereitung von Leergut
- Prüfen Sie die Tarife für die Leergutlagerung im aktuellen Ausstellerhandbuch.
- Holen Sie die EMPTY-Aufkleber direkt nach dem Eintreffen am Servicedesk ab.
- Stellen Sie sicher, dass sich keine Werkzeuge oder Exponate mehr in den Kisten befinden.
- Bringung Sie die Aufkleber mit lesbarer Standnummer auf allen Kisten und Paletten an.
- Melden Sie die Abholbereitschaft beim offiziellen Messespediteur an.
- Stimmen Sie den Zeitplan für die Rücklieferung vor dem Standabbau ab.
Wann gilt die reguläre Regelung zur Leergutlagerung in der Halle nicht?
Die beschriebene Regelung zur Leergutlagerung in den Hallenlagern gilt nicht, wenn der Aussteller das Leergut mit einem eigenen Transportfahrzeug vom Messegelände abtransportiert. Eine Alternative besteht darin, die Kisten im Lkw von OTSL mitzunehmen und erst zum Abbau wieder anzuliefern. Ob sich diese Variante lohnt, hängt von den Preisangaben im Ausstellerhandbuch ab und ist besonders dann wirtschaftlich, wenn das Fahrzeug ohnehin vor Ort verbleibt und große Mengen an Kistenvolumen vorliegen.
Die Rolle von OTSL
Die Spedition OTSL Sp. z o.o. mit Hauptsitz in Kielce (Polen) und einem Logistikstandort in Milton Keynes (England) organisiert weltweite Messetransporte zwischen Polen, Großbritannien, der Schweiz, Norwegen und ganz Europa. Wir bieten flexible Transportlösungen wie den Straßentransport sowie den Einsatz von Motorwagen mit Ladebordwand. Wenn die Hallenlagergebühren hoch sind, übernehmen wir leere Kisten nach dem Aufbau und verwahren sie in unseren Einheiten bis zum Re-Delivery-Termin. Ergänzende Fachinformationen finden Sie in unseren Beiträgen zur Messelogistik in Łódź sowie zur Messelogistik in Lublin.
