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Die Avisierung (Booking-in) ist die Reservierung eines konkreten Zeitfensters für Einfahrt und Entladung auf dem Messegelände. Ohne sie kommt kein Fahrzeug hinein, auch nicht pünktlich — die Tore europäischer Messen arbeiten ausschließlich mit zugeteilten Slots. Die Avisierung erfolgt im Voraus, meist einige Tage bis zwei Wochen vor dem Aufbau, mit Standnummer, Maßen und Gewicht der Ladung, Fahrzeugtyp und Fahrerdaten.
Inhalt der Anmeldung
- Veranstaltung, Halle und Standnummer — darüber wird alles zugeordnet.
- Datum und gewünschtes Aufbaufenster.
- Fahrzeugtyp und Maße samt Höhe — Tore und Rampen haben Grenzen.
- Anzahl und Art der Ladeeinheiten, Gesamtgewicht und schwerstes Einzelstück.
- Entladeart: Ladebordwand, Stapler, Kran, manuell.
- Fahrerdaten und Kennzeichen, oft 24–48 Stunden vor Einfahrt verlangt.
Wer avisiert
Das regelt die jeweilige Messeordnung. Mal avisiert der Aussteller über sein Konto beim Veranstalter, mal der Spediteur in seinem Namen, und auf manchen Messen hat der offizielle Messespediteur das Alleinrecht auf Hallenoperationen — dann muss jeder externe Transport am Tor übergeben. Das gehört in die erste Anfrage, denn es ändert den gesamten Lieferplan.
Wenn das Zeitfenster verfällt
Ein verspätetes Fahrzeug fährt nicht im zugeteilten Fenster ein, sondern wartet auf ein freies. In der Aufbauspitze, wenn Dutzende Fahrzeuge am Tor stehen, sind das meist mehrere Stunden, auf großen Messen eine Verschiebung auf den Folgetag. Der Standbau steht derweil still, das Montageteam berechnet Wartezeit.
Häufige Ablehnungsgründe
- Fehlende Standnummer oder noch nicht zugeordnete Nummer.
- Fahrzeug höher oder länger als das Hallentor zulässt.
- Entladung per Ladebordwand angegeben bei Ladung, die die Bordwand nicht hebt.
- Anmeldung nach Ablauf der Avisierungsfrist.
- Nicht bezahlte Einfahrts- oder Handlinggebühr, sofern erhoben.
Worin sich die Messeavisierung von einer normalen Lieferung unterscheidet
Bei einer gewöhnlichen Lieferung ist die Anmeldung eine Höflichkeit gegenüber dem Lager: man ruft an, vereinbart eine Uhrzeit und kommt notfalls später. Auf der Messe ist die Avisierung ein Passierschein. Das Gelände lässt je Fenster eine festgelegte Zahl Fahrzeuge zu, weil mehr an Toren und Rampen nicht Platz haben. Zwei Fahrzeuge in einem Slot gehen nicht, ein verspätetes fährt also nicht ein, sondern wartet auf ein freies — und in der Aufbauspitze gibt es keines.
Die Standnummer ist der Schlüssel
Auf dem Gelände wird alles der Standnummer zugeordnet: Avisierung, Papiere, Palettenkennzeichnung, Abrechnung des Hallenhandlings und Leergutlagerung. Der Veranstalter vergibt sie, mitunter spät, wenige Wochen vor der Messe. Ohne sie lässt sich nicht avisieren — dieses Datum verdient in der Planung daher so viel Aufmerksamkeit wie die Fertigstellung des Standbaus.
Kennzeichnung der Ladung
Jede Palette, Kiste und lose Einheit gehört deutlich und dauerhaft beschriftet: Veranstaltung, Halle, Standnummer, Aussteller, Stücknummer und Gesamtstückzahl. Das ist keine Formalie. In einer Halle, in der Dutzende Firmen gleichzeitig entladen, landet ein unbeschriftetes Teil irgendwo und taucht nach Aufbauende wieder auf, also zu spät.
Wenn die Avisierung nicht genügt
Manche Messen verlangen zusätzlich einen gekauften Einfahrtsausweis, die namentliche Fahrermeldung 24–48 Stunden vorher oder die Vorauszahlung des Hallenhandlings. Diese Vorgaben stehen in den Technischen Richtlinien und decken sich nicht immer mit dem Vorjahr. Die Ordnung ist zu jeder Ausgabe neu zu lesen. Siehe auch: Lieferung zur Messe Kielce, Zeitfenster, Avisierung und Entladung und Transport zu Messen in Deutschland: Termine, Zeitfenster und Standlogistik.
Die Rolle von OTSL
Wir betreuen Messelogistik europaweit und übernehmen die Avisierung selbst, auf Basis der Ausstellerdaten. Wir verfügen über eine umfangreiche Flotte von 12- und 18-Tonnern mit Ladebordwand bis 1,5 Tonnen, also Fahrzeuge, die in Aufbaufenster passen und in der Halle ohne Rampe auskommen.
Standbauten liefern wir in Hallen ohne Rampe mit dem Motorwagen mit Ladebordwand. Gesamtes Messeangebot: Messelogistik.
Welche Angaben erfordert eine vollständige Avisierung?
Die Anmeldung muss die Bezeichnung der Veranstaltung, Halle und Standnummer, das gewünschte Aufbaufenster, den Fahrzeugtyp samt Abmessungen sowie die Anzahl der Ladeeinheiten und das Gesamtgewicht enthalten.
Definitionen
- Booking-in (Avisierung): Die Anmeldung der Lieferung beim Messebetreiber oder offiziellen Messespediteur zur Zuweisung eines Zeitfensters.
- Zeitfenster (Slot): Der zugewiesene Zeitraum für die Einfahrt und Entladung des Fahrzeugs auf dem Messegelände.
- Messebetreiber: Die Organisation, die das Gelände verwaltet und die Einfahrtsgenehmigungen steuert.
- Messespediteur: Der offizielle Logistikpartner, der für die Entladung und Transportabwicklung vor Ort zuständig ist.
Wann gilt diese Regel nicht?
Diese Regel gilt nicht bei Anlieferungen außerhalb der festgelegten Auf- und Abbauphasen oder wenn die Entladung auf frei zugänglichen Flächen ohne Slot-Pflicht erfolgt.
