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Eine Notfalllieferung für ein fehlendes Standbauteil erfordert einen schnellen Transport per Express-Transporter und die Genehmigung des Veranstalters für die Einfahrt außerhalb des Zeitfensters. Bei Lieferungen nach Großbritannien ist vor der Überfahrt eine Verzollung sowie eine Goods Movement Reference erforderlich, da ein geringer Warenwert nicht von den Formalitäten befreit.
Warum zählt bei einer Panne beim Standbau jede Stunde?
Zu den häufigsten Pannen bei der Montage gehören ein fehlendes Bauteil der Standkonstruktion, ein beim Transport beschädigtes Element oder ein vergessener Karton mit Exponaten. Während das Montageteam in der Halle wartet, schließt sich das Montagefenster unaufhaltsam. Jede verzögerte Stunde birgt das Risiko, dass der Stand vor Beginn der Messe nicht fertiggestellt werden kann. Der genaue Zeitplan hängt von den Vorgaben des Veranstalters ab, und die Termine für die Übergabe des Standes sind im Ausstellerhandbuch festgelegt.
In einer solchen Situation ist schnelles Handeln erforderlich. Die Notfallfracht wird mit einem Express-Transporter befördert, der nicht allen Fahrverboten für schwere Lastkraftwagen unterliegt. Der Transport kann mit einem zweiten Fahrer im Wechsel durchgeführt werden, um unnötige Zwischenstopps zu vermeiden, wobei die Lenk- und Ruhezeiten der Fahrer weiterhin strikt einzuhalten sind.
Wie erhält man die Zufahrtsgenehmigung außerhalb des Montagefensters?
Die Einfahrt auf das Messegelände außerhalb des zugewiesenen Zeitfensters erfordert die direkte Genehmigung des Veranstalters. Der Standmanager oder das Aussteller-Servicebüro vor Ort beantragt diese Ausnahmegenehmigung. Die Abend- und Nachtstunden der Montage eignen sich meist am besten für die Anlieferung und Entladung, da das Verkehrsaufkommen an den Zufahrten und Ladetoren in diesem Zeitraum geringer ist.
Bei grenzüberschreitenden Lieferungen nach Großbritannien müssen zudem die Zollverfahren beachtet werden. Selbst wenn es sich um ein einzelnes Ersatzteil mit geringem Wert handelt, unterliegt die Ware der Zollanmeldung. Ein niedriger Wert vereinfacht die Dokumente, aber die Nummer der Goods Movement Reference (GMR) muss vor der Fähr- oder Zugüberfahrt vorliegen.
Notfalllieferung eines Standbauteils Schritt für Schritt
- Bedarfsmeldung und Datenprüfung. Sie ermitteln die genauen Abmessungen, das Gewicht sowie den genauen Hallenstandort und die Kontaktdaten des Empfängers.
- Kontakt mit dem Veranstalter. Der Standmanager beantragt beim Aussteller-Servicebüro die Einfahrterlaubnis außerhalb des Regelfensters.
- Zollabwicklung und GMR-Erstellung. Für Lieferungen nach Großbritannien werden die Zolldokumente erstellt und die Goods Movement Reference generiert.
- Frachtübernahme und Fahrtantritt. Das Express-Fahrzeug startet sofort nach Auftragsbestätigung, bei Bedarf mit zwei Fahrern im Wechsel.
- Anlieferung in der Messehalle. Der Fahrer liefert das Bauteil direkt an das im Ausstellerhandbuch genannte Tor und übergibt es an das Montageteam.
Definitionen
- GMR (Goods Movement Reference): Eine Referenznummer im britischen GVMS-System, die Zollanmeldungen mit dem transportierenden Fahrzeug verknüpft.
- GVMS (Goods Vehicle Movement Service): Das IT-System der britischen Zollbehörde zur Erfassung von Güterkraftfahrzeugen beim Grenzübertritt.
- Montagefenster: Der vom Messeveranstalter festgelegte Zeitraum, in dem der Aufbau des Standes und die Entladung von Fracht gestattet sind.
- Ausstellerhandbuch: Das Regelwerk des Veranstalters mit allen Vorgaben zu Zeitplänen, technischen Grenzen und Zufahrtsbestimmungen.
Checkliste für die Notfalllieferung zur Messe
- Prüfen Sie die exakten Maße und das Gewicht des fehlenden Bauteils.
- Sichern Sie den direkten Kontakt zum Standmanager vor Ort in der Halle.
- Holen Sie beim Servicebüro die Einfahrtsgenehmigung für Spätanlieferungen ein.
- Bereiten Sie die Handelsdokumente für die Zollanmeldung in Großbritannien vor.
- Erstellen Sie die Goods Movement Reference vor der Fährüberfahrt.
- Teilen Sie dem Fahrer die genaue Hallen- und Tornummer mit.
Wann gilt diese Regelung nicht?
Diese Vorgehensweise gilt nicht, wenn die Messeordnung die Einfahrt von Fahrzeugen in die Hallen während der technischen Abnahmen oder nach dem endgültigen Montagestopp strikt untersagt. Die beschriebenen Abläufe gelten nicht für Schwerlasten, die Sondergenehmigungen für Übermaß benötigen. Die Zufahrtsmöglichkeiten hängen von den Bestimmungen des jeweiligen Messegeländes und den Vorgaben des Veranstalters im Ausstellerhandbuch ab.
Die Rolle von OTSL
Die Firma OTSL Sp. z o.o. mit Hauptsitz in Kielce organisiert den Expresstransport fehlender Messekomponenten in ganz Europa. Mit einem Standort in Kielce und einem Lager in Milton Keynes in England wickeln wir dringende Logistikaufträge ab. Wir bieten einen Rund-um-die-Uhr-Service für Express-Transporter sowie Unterstützung bei Engpässen durch unsere Notfall-Transportübernahme. Angebote werden umgehend erstellt, das Fahrzeug startet nach der Bestätigung, und der Kunde erhält den direkten Kontakt zum Fahrer. Lesen Sie mehr in unseren Beiträgen zur Messelogistik im Business Design Centre London und zur Messelogistik der Internationalen Messe Lodz.
