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Eine Frachtbuchung ist ein reservierter Platz für einen Lkw-Zug auf einer konkreten Abfahrt, geführt auf dem Frachtkonto des Spediteurs beim Betreiber der Überfahrt. Sie enthält Fahrzeugdaten und Maße, die Fahrerdaten, die Ladungsbeschreibung mit ADR-Anmeldung, wo nötig, und für die Einfahrt nach Großbritannien eine GMR-Nummer, die die Zollanmeldungen bündelt. Am Gate kann der Fahrer das nicht kaufen, denn Fracht wird nicht wie ein Passagierticket verkauft.
Was enthält die Reservierung konkret?
- Abfahrt und Route: Abgangshafen, Zielhafen, geplante Abfahrt, mit der der Rest der Lieferung synchronisiert ist.
- Fahrzeug: Kennzeichen von Zugmaschine und Auflieger sowie Länge und Höhe des Zugs, denn davon hängt der Platz an Deck ab.
- Fahrer: Daten für Check-in und Dokumentenkontrolle im Hafen.
- Ladung: Warenbeschreibung, Gewicht, bei Gefahrgut die ADR-Anmeldung vor der Abfahrt, nicht an der Rampe.
- Bei Großbritannien: eine GMR-Nummer aus dem GVMS-System, in der die Zollanmeldungen der gesamten Ladung verknüpft sein müssen.
Warum ist das Gate keine Ticketkasse?
Fährbetreiber verkaufen Fracht über Frachtkonten: Firmenkonten mit verhandelten Sätzen, Limits und Historie. Ein einzelner Lkw ohne Konto ist für den Betreiber anonym, zahlt also bestenfalls den höchsten Schaltersatz und wartet auf freien Platz, schlimmstenfalls hört er, dass es Fracht ohne Reservierung nicht gibt. Dazu kommt die Grenze: Ohne GMR (Goods Movement Reference, Grenznummer für UK) lässt das System den Lkw nicht auf ein Terminal Richtung Großbritannien, egal wie viel Bargeld der Fahrer dabei hat. Wie GVMS funktioniert, erklären die Texte ELO, ENS, GMR und GVMS in der Praxis.
Was passiert, wenn etwas fehlt
Ein falsches Kennzeichen, nicht angemeldetes ADR oder eine fehlende GMR wirken gleich: Der Lkw steht, die Abfahrt geht, und mit ihr der Slot beim Empfänger. Eine verlorene Überfahrt bedeutet praktisch einen Tag Verspätung und eine verschobene Avisierung, mitunter auch eine Umbuchungsgebühr. Viel Spielraum für Korrekturen bleibt nicht: DFDS schließt den Check-in auf Dover-Calais 60 Minuten vor der Abfahrt und empfiehlt in der Hochsaison weitere 120 Minuten für die Kontrollen davor. Deshalb prüfen wir die Daten des Zugs vor der Abfahrt vom Hof, nicht in der Check-in-Schlange.
So läuft es bei uns
Wir führen Frachtkonten bei Betreibern auf dem Ärmelkanal, der Nordsee und der Ostsee, Reservierung, Anmeldungen und GMR entstehen also an einem Ort, verbunden mit Abfertigung und Transport. Der Fahrer erhält alle Nummern vor dem Start und bestätigt am Gate nur, was schon im System steht. Details auf der Seite Fährbuchung, die Gesamtstrecke unter Straßentransport, den Exportprozess nach Großbritannien die Seite Exportunterstützung UK.
Was passiert, wenn Du das Fahrzeug im letzten Moment änderst oder das Hafentor zu spät erreichst?
Wenn Du eine Fährbuchung vornimmst, blockiert der Operator die Spurmeter auf dem Deck für genau definierte Fahrzeugabmessungen, beispielsweise für einen LKW-Zug von 16.5 Meter Länge. Wenn eine andere Zugmaschine oder ein anderer Auflieger am Check-in eintrifft und die Gewichtsabweichung mehr als 500 kg beträgt, verweigert das System die Einfahrt. Die Änderung der Amtlichen Kennzeichen im Buchungssystem ist in der Regel bis zu 2 Stunden vor der geplanten Abfahrt möglich. Nach dieser Frist muss die Buchung storniert und neu angelegt werden, was bei ausgebuchten Fähren zu Standzeiten führt.
Bei einer Verspätung am Hafen verfällt Dein gebuchtes Zeitfenster. Die Hafensysteme gewähren gewöhnlich ein Toleranzfenster von 24 Stunden für die Nutzung der Buchung auf einer nachfolgenden Abfahrt, sofern freie Kapazitäten vorhanden sind. Denke auch an das Zollverfahren: Ein Tausch des Aufliegers erfordert eine sofortige Aktualisierung der GMR-Nummer im GVMS-System. Erkennt das ANPR-Kamerasystem am Hafentor ein abweichendes Kennzeichen, bleibt die Schranke geschlossen.
- Längenänderungen des Fahrzeugs über 16.5 Meter erfordern eine manuelle Neuberechnung der Stellfläche.
- Fehlende Kennzeichenaktualisierungen weniger als 2 Stunden vor Abfahrt blockieren den Check-in.
- Gewichtsabweichungen von mehr als 500 kg lösen eine Pflichtwägung auf der Hafenwaage aus.
Beachte, dass diese strengen Regelungen nicht für Open-Tickets mit flexiblem Zeitfenster sowie für Shuttlezug-Verbindungen gelten, bei denen die Buchung an ein Zeitfenster statt an eine konkrete Schiffsabfahrt gebunden ist.
Schritt für Schritt
- Datenerfassung. Sie erfassen Kennzeichen, Maße des Fahrzeugzugs, Fahrdaten und Ladungsparameter.
- Zollanmeldung. Sie erstellen die Zolldokumente und generieren die nötige Grenzreferenznummer.
- Buchungseingabe. Sie geben die vollständigen Frachtdaten über das Speditionskonto beim Betreiber ein.
- Datenprüfung. Sie überprüfen Kennzeichen und Abmessungen auf Übereinstimmung mit der Reservierung.
- Check-in im Hafen. Der Fahrer legt die Buchungsnummer und Dokumente direkt am Port-Gate vor.
Definitionen
- Frachtbuchung: Eine Platzreservierung für ein Nutzfahrzeug auf einer bestimmten Fähr- oder Zugüberfahrt.
- GMR (Goods Movement Reference): Eine Referenznummer im britischen Grenzsystem, die sämtliche Zollanmeldungen verknüpft.
- ADR-Anmeldung (Accord Dangereux Routier): Die erforderliche Vorabmeldung für den Transport gefährlicher Güter vor der Überfahrt.
- Frachtkonto: Ein Konto des Spediteurs beim Fährbetreiber zur Reservierung von gewerblichen Frachtplätzen.
Wann gilt diese Regel nicht?
Diese Regel gilt nicht für private Personenfahrzeuge ohne kommerzielle Fracht, bei denen Tickets direkt am Schalter erworben werden können.
Die Rolle von OTSL
OTSL übernimmt für Sie die strukturierte Fährbuchung und kümmert sich um die Verknüpfung der Zolldokumente. Weitere Informationen zur Organisation der Abläufe finden Sie im Beitrag über Avisierungen und Zeitfenster in UK.
