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Beginnen Sie mit einer EORI-Nummer (ohne sie können Sie keine Zollanmeldung abgeben). Bereiten Sie dann Handelsrechnung und Packliste vor, vereinbaren Sie mit dem Käufer einen Incoterm, geben Sie die Ausfuhranmeldung beim Zoll ab und prüfen Sie, ob die Ware einen Ursprungsnachweis (EUR.1 oder Erklärung auf der Rechnung) sowie Genehmigungen benötigt. Derselbe Weg gilt für UK, die Schweiz oder Norwegen.
Schritt 1. Beantragen Sie eine EORI-Nummer
Das ist das Erste, was zu erledigen ist, denn ohne EORI nimmt das Zollsystem keine Anmeldung an. Ein polnisches Unternehmen beantragt die EORI über die elektronische Zollplattform (PUESC). Die Registrierung ist kostenlos, die Nummer wird einmalig vergeben und dient bei jedem weiteren Export und Import. Wenn Sie verstehen möchten, wie sie funktioniert und wie man sie erhält, erklären wir das ausführlich im Text EORI-Nummer: was sie ist und wie man sie erhält.
Was auf dem Spiel steht: Fahren Sie ohne EORI mit der Ware los, entsteht keine Anmeldung und der Lkw bleibt an der Grenze stehen. Das ist der häufigste Grund, warum ein erster Export ins Stocken gerät.
Schritt 2. Erstellen Sie Handelsrechnung und Packliste
Die Handelsrechnung ist das Rückgrat der Abfertigung. Sie muss Verkäufer und Käufer, eine Warenbeschreibung, Menge, Wert, Währung, Lieferbedingungen (Incoterm) und nach Möglichkeit den Zolltarifcode (HS/KN) enthalten. Die Packliste beschreibt, was physisch auf der Palette liegt: Anzahl der Packstücke, Brutto- und Nettogewicht, Abmessungen.
- Der Rechnungswert muss dem tatsächlichen Geschäft entsprechen. Ein zu niedriger Wert birgt das Risiko von Sanktionen.
- Geben Sie den HS-Code der Ware an. Er bestimmt den Zollsatz im Bestimmungsland und mögliche Beschränkungen.
- Das Bruttogewicht ist besonders für die Schweiz wichtig, wo der Zoll je 100 kg auf die Bruttomasse erhoben wird.
Schritt 3. Vereinbaren Sie mit dem Käufer einen Incoterm
Eine Incoterms-Regel legt fest, wer Transport, Versicherung und Abfertigung zahlt und ab welchem Punkt das Risiko auf den Käufer übergeht. Für einen ersten Export bestimmt diese Entscheidung tatsächlich Ihre Kosten und regelt, wer auf der anderen Seite der Grenze die Einfuhrabfertigung übernimmt. Die vollständige Übersicht finden Sie im Artikel Incoterms 2020 erklärt.
| Regel | Ausfuhrabfertigung durch | Einfuhrabfertigung durch | Gut für |
|---|---|---|---|
| EXW | Käufer | Käufer | Minimale Pflichten des Verkäufers (beim Export aber riskant) |
| FCA | Verkäufer | Käufer | Sicherer Standard für Einsteiger im Export |
| DAP | Verkäufer | Käufer | Lieferung an die Adresse, ohne Einfuhrzoll für den Verkäufer |
| DDP | Verkäufer | Verkäufer | Käufer möchte einen Preis mit Zoll und allem inklusive |
Für eine erste Sendung ist FCA oder DAP oft am sichersten. EXW klingt bequem, doch formal ist der Käufer für die Ausfuhrabfertigung in Ihrem eigenen Land verantwortlich, was oft zu Problemen führt.
Schritt 4. Geben Sie die Ausfuhranmeldung ab
Jede Sendung, die die EU verlässt, muss zum Ausfuhrverfahren angemeldet werden. In Polen geschieht das elektronisch im AES-System (über PUESC). Sie erhalten eine Bestätigung, dass die Ware die EU verlassen hat. Sie ist Ihr Nachweis für 0% Umsatzsteuer beim Export. Die Anmeldung kann Ihr eigenes Unternehmen oder eine Zollagentur in Ihrem Namen abgeben. Wir betreiben eigene Zollagenturen in Polen und in UK, sodass Ausfuhranmeldung und Einfuhrabfertigung auf der Gegenseite in einem Auftrag zusammenlaufen.
Was auf dem Spiel steht: Ohne bestätigten Ausgang der Ware kann das Finanzamt den Satz von 0% Umsatzsteuer anfechten. Ein Export, der steuerfrei sein sollte, kostet Sie dann 23% des Werts.
Schritt 5. Prüfen Sie den Ursprung der Ware (EUR.1 oder Erklärung)
Gilt zwischen der EU und dem Bestimmungsland ein Freihandelsabkommen, kann Ihr Kunde einen reduzierten oder Null-Zoll zahlen, aber nur, wenn Sie den präferenziellen Ursprung der Ware nachweisen. Das Instrument hängt vom Ziel ab. Für Großbritannien nutzt das EU-UK-Abkommen (TCA) keine EUR.1-Bescheinigung: den Ursprung belegt allein eine Erklärung zum Ursprung auf der Rechnung (Selbstzertifizierung des Ausführers; bis 6000 EUR jeder Ausführer, darüber ein im REX (Registered Exporter, das System registrierter Ausführer) registrierter Ausführer). Für die Schweiz können Sie eine Warenverkehrsbescheinigung EUR.1 oder eine Erklärung auf der Rechnung verwenden (über 6000 EUR ist EUR.1 oder der Status eines ermächtigten Ausführers nötig). Die Regeln bestätigen amtliche Quellen: gov.uk (Ursprungsregeln UK) und BAZG (Schweiz).
- Ohne Ursprungsnachweis zahlt der Kunde den vollen Zollsatz, selbst wenn das Abkommen Null vorsieht.
- Ursprung ist nicht dasselbe wie der Versandort. Es zählt, wo die Ware hergestellt wurde und ob sie die Ursprungsregeln des jeweiligen Abkommens erfüllt.
Schritt 6. Genehmigungen, Beschränkungen und sensible Waren
Manche Waren brauchen unabhängig von der Richtung zusätzliche Dokumente: Lebensmittel und Erzeugnisse tierischen Ursprungs (Sanitär- und Veterinärkontrolle), Chemikalien, Güter mit doppeltem Verwendungszweck, verbrauchsteuerpflichtige Waren. Prüfen Sie vor dem Versand den HS-Code der Ware und die Anforderungen des Bestimmungslandes. Lebensmittel, die nach UK gelangen, unterliegen zusätzlich Grenzkontrollen nach dem BTOM-Modell, während die Schweiz und Norwegen eigene Verfahren und Systeme haben.
Über UK hinaus: die Schweiz und Norwegen
Die Mechanik ist dieselbe (EORI, Rechnung, Packliste, Ausfuhranmeldung, Ursprung), doch das Zielland fügt eigene Regeln hinzu. Die Schweiz erhebt den Zoll je 100 kg auf die Bruttomasse und wickelt die Abfertigung über das Zollsystem des BAZG ab (Passar hat das frühere e-dec abgelöst). Beim Versandhandel in die Schweiz gilt eine Schwelle für die Mehrwertsteuerregistrierung von CHF 100'000 Jahresumsatz. Norwegen hat ein eigenes TVINN-System und eine Pflicht zur Einfuhrumsatzsteuer. Für Lebensmittel wichtig: Norwegen gehört zum EWR und teilt ein gemeinsames Veterinärregime, sodass Waren aus der EU in der Regel keine veterinärrechtliche Grenzkontrolle wie bei der Einfuhr nach UK (BTOM) durchlaufen, auch wenn Registrierungen und Bescheinigungen gelten können. Zoll und Zollanmeldung bleiben, da Norwegen außerhalb der Zollunion liegt. Einzelheiten bestätigen Sie am besten in den amtlichen Quellen: BAZG (Schweiz) und Skatteetaten (Norwegen). Mehr zum Export nach Großbritannien lesen Sie im Text erster UK-Export für kleine Unternehmen.
Der Weg in Kürze
Ein erster Export außerhalb der EU ist nicht kompliziert, wenn Sie die Reihenfolge einhalten: EORI, Handelsdokumente, Incoterm, Ausfuhranmeldung, Ursprung, Genehmigungen. Fehler kosten echte Zeit und echtes Geld: ein Lkw an der Grenze, verlorene 0% Umsatzsteuer, voller Zoll ohne Ursprungsnachweis. Wenn Sie das in einem Auftrag geregelt haben möchten, mit einem festen Ansprechpartner und eigener Zollagentur auf beiden Seiten, schreiben Sie uns über das Formular. Wir begleiten Sie durch Ihre erste Sendung und sagen Ihnen klar, was fehlt.
Ist die EORI-Nummer für den Export aus der EU verpflichtend?
Ja, für die Abgabe einer Ausfuhranmeldung beim Export von Waren aus dem Zollgebiet der Europäischen Union ist eine gültige EORI-Nummer zwingend erforderlich.
Schritt für Schritt
- EORI-Nummer beantragen. Registrieren Sie Ihr Unternehmen vorab im Zollsystem für den Export.
- Incoterms festlegen. Vereinbaren Sie mit dem Empfänger die genaue Kosten- und Gefahrenverteilung für den Transport.
- Handelsdokumente vorbereiten. Erstellen Sie die Handelsrechnung sowie eine präzise Packliste (Packing List).
- Ursprung und Lizenzen prüfen. Klären Sie, ob Ursprungsnachweise wie EUR.1 oder Ausfuhrgenehmigungen erforderlich sind.
- Zoll und Transport veranlassen. Übermitteln Sie alle Unterlagen an die Zollagentur und den Frachtführer zur Grenzabfertigung.
Definitionen
- EORI (Economic Operators Registration and Identification): Eine eindeutige Identifikationsnummer für Unternehmen bei Zollabwicklungen innerhalb der Europäischen Union.
- Incoterms (International Commercial Terms): Internationale Handelsklauseln zur Regelung von Pflichten, Kosten und Risikoverteilung zwischen Verkäufer und Käufer.
- EUR.1 (Warenverkehrsbescheinigung EUR.1): Ein Nachweis über den präferenziellen Ursprung von Waren zur Inanspruchnahme von Zollermäßigungen.
- Ausfuhranmeldung: Die formelle Anmeldung von Waren bei den Zollbehörden zur Überführung in das Ausfuhrverfahren außerhalb der EU.
Die Rolle von OTSL
OTSL unterstützt Sie bei grenzüberschreitenden Exporten und übernimmt sowohl den flexiblen Straßentransport (FTL) als auch die Zollformalitäten. Lesen Sie auch unseren Leitfaden zum Thema Transport und Zollabwicklung für die Schweiz.
