Czy spedytor zdalny w OTSL prowadzi własne zlecenia?

Tak. W OTSL jedno zlecenie prowadzi jedna osoba od wyceny do dostawy, niezależnie od trybu pracy. Zdalny spedytor wycenia, dobiera auto, awizuje, pilnuje dokumentów celnych i rozmawia z klientem tak samo jak spedytor w biurze w Kielcach. Różnica dotyczy tylko miejsca, z którego to robi.

Czy do pracy zdalnej potrzebne są specjalne systemy?

Kluczowe narzędzia działają w przeglądarce: systemy celne GVMS i CDS po stronie brytyjskiej, portale awizacyjne odbiorców i platformy do doboru przewoźnika. Które platformy konkretnie są w użyciu w OTSL, ustalisz w rozmowie z właścicielem. Od kandydata wymagamy ogólnej znajomości takich narzędzi.

Kto zajmuje się ładunkiem na rampie, jeśli spedytor pracuje z domu?

Zespół magazynowy w Kielcach, Legnicy lub Milton Keynes: kontrola ilości, zdjęcia, plombowanie i przeładunek to jego zadania. Spedytor zleca te czynności i odbiera ich wynik w formie zdjęć, numeru plomby i potwierdzenia ilości. Dotyczy to zarówno spedytorów zdalnych, jak i stacjonarnych.

Praca zdalna w spedycji: dom czy Kielce

Spedytor międzynarodowy w OTSL pracuje zdalnie albo stacjonarnie w Kielcach; tryb ustalasz indywidualnie w rozmowie. Z domu da się zrobić niemal całe zlecenie: wycenę, dobór auta, awizację, zgłoszenia w systemach celnych i kontakt z kierowcą, bo te narzędzia działają w przeglądarce. Fizycznej obecności wymagają czynności przy ładunku: kontrola ilości, zdjęcia, plombowanie i przeładunek. Te wykonuje zespół magazynowy w Kielcach, Legnicy i Milton Keynes, nie spedytor. Granicą pracy zdalnej nie jest więc odległość od rampy, tylko dostępność w godzinach, w których żyją Twoje zlecenia.

Co spedytor robi z domu bez straty jakości?

Wszystko, co jest informacją, a nie towarem. Wycena powstaje z danych o wymiarach, wadze, terminie i warunkach rozładunku; do tego potrzebujesz telefonu i arkusza, nie biurka w Kielcach. Dobór przewoźnika, potwierdzenie załadunku, awizacja u odbiorcy, booking (rezerwacja miejsca) promu, przekazanie dokumentów do agencji celnej, śledzenie auta i rozmowa z klientem, gdy coś się przesuwa: wszystko to przechodzi przez przeglądarkę i słuchawkę. Systemy graniczne po stronie brytyjskiej, GVMS i CDS, są dostępne online, podobnie jak portale awizacyjne odbiorców i narzędzia do doboru przewoźnika.

W OTSL zlecenie prowadzi od wyceny do dostawy jedna osoba, więc zdalny spedytor nie jest „wsparciem” dla kogoś w biurze. Prowadzi własne zlecenia i odpowiada za nie tak samo jak kolega przy sąsiednim biurku w Kielcach. Klient nie widzi różnicy, jeśli odbierasz telefon i wiesz, gdzie jest auto.

Co wymaga bazy w Kielcach i kto to robi?

Siedziba i baza przeładunkowa OTSL mieszczą się w Kielcach przy ul. Batalionów Chłopskich 71. Magazyn działa 24/7, ma rampę, HDS i wózki widłowe do 5 t. Tam odbywa się to, czego nie zrobisz przez ekran: kontrola ilości i stanu towaru przy załadunku, zdjęcia do dokumentacji, plombowanie naczepy, przeładunek między autami i buforowanie palet przed dalszą trasą. Te same czynności po stronie brytyjskiej wykonuje zespół w Milton Keynes, a w Legnicy druga baza w Polsce.

Spedytor, zdalny czy stacjonarny, tych czynności nie wykonuje. Zleca je i odbiera ich wynik: zdjęcia, numer plomby, potwierdzenie ilości. Różnica między trybami sprowadza się do tego, czy możesz zejść na rampę i zobaczyć paletę własnymi oczami, czy prosisz o zdjęcie. W codziennej pracy to drugie jest normą także dla spedytorów siedzących w biurze, bo ich ładunki i tak są w Legnicy albo w Anglii.

Jak wygląda dostępność, gdy zlecenie żyje w nocy?

Zespół operacyjny OTSL działa w trybie 24/7, ale jako zespół: dyżur nie oznacza, że jeden spedytor ma telefon przy poduszce przez tydzień. Twoje zlecenie do Wielkiej Brytanii może stać w kolejce do promu w Dunkierce o trzeciej w nocy, a wtedy kierowca dzwoni do dyżurnego, nie do Ciebie. Warunkiem jest, żeby dyżurny miał w systemie komplet informacji o Twoim zleceniu: numer bookingu, status GMR, kontakt do nadawcy i odbiorcy. Zdalny spedytor, który zostawia po sobie kompletną dokumentację, jest dla dyżurnego tak samo czytelny jak stacjonarny.

W godzinach, w których prowadzisz zlecenia, dostępność jest obowiązkiem, nie opcją. Kierowca stoi na załadunku i pyta o awizację; agencja celna prosi o brakującą fakturę; klient chce wiedzieć, czy auto dojedzie przed zamknięciem magazynu. Każde z tych pytań ma kilkuminutowy termin odpowiedzi. Jeśli w domu potrafisz zapewnić taki rytm, tryb zdalny działa. Jeśli nie, biuro w Kielcach jest bezpieczniejszym wyborem.

Dzień zdalnego spedytora krok po kroku

Przegląd zleceń w toku. Zaczynasz od statusów: które auta są w trasie, które czekają na załadunek, które mają dziś dostawę. Sprawdzasz, czy każde zlecenie do Wielkiej Brytanii ma dokumenty importowe od nadawcy, bo bez nich nie powstanie GMR.
Wyceny i potwierdzenia. Odpowiadasz na zapytania, dopytujesz o szczegóły, wysyłasz wyceny i potwierdzasz przyjęte zlecenia. Każde potwierdzenie wpisujesz do systemu w formie, którą odczyta dyżurny.
Awizacje i booking. Rezerwujesz sloty u odbiorców w portalach awizacyjnych, bookujesz promy, przekazujesz agencji celnej dane do GMR i zgłoszeń bezpieczeństwa.
Kontakt z kierowcami i magazynem. Odbierasz zdjęcia z załadunku i numery plomb od zespołu w Kielcach, Legnicy lub Milton Keynes. Potwierdzasz kierowcy, że ma komplet dokumentów, i przypominasz o kontroli naczepy przed portem.
Reakcja na odchylenia. Opóźnienie na promie, brak slotu, niezgodność ilości: informujesz klienta, zanim on zadzwoni, i uzgadniasz nowy termin lub alternatywę.
Zamknięcie dnia. Aktualizujesz statusy, przekazujesz dyżurnemu listę zleceń, które mogą wymagać interwencji w nocy, i notujesz, czego brakuje na jutro.

Definicje

GVMS (Goods Vehicle Movement Service): brytyjski system łączący deklaracje celne z przejazdem auta przez port, dostępny przez przeglądarkę.
CDS (Customs Declaration Service): brytyjski system deklaracji celnych, w którym składane są zgłoszenia importowe i eksportowe.
GMR (Goods Movement Reference): numer z GVMS, którym auto legitymuje się przy wjeździe na prom do Wielkiej Brytanii.
Awizacja: rezerwacja okna dostawy u odbiorcy, w portalu lub telefonicznie, wykonywana przez spedytora.
HDS: hydrauliczny dźwig samochodowy, żuraw zamontowany na pojeździe, używany w Kielcach do ładunków, których nie obsłuży wózek.
Dyżur operacyjny: zespołowa gotowość do reakcji poza standardowymi godzinami, w OTSL utrzymywana 24/7.

Checklista przed wyborem trybu zdalnego

Masz doświadczenie w spedycji międzynarodowej i prowadziłeś już zlecenia samodzielnie, bez kogoś, kto sprawdzał każdy krok.
Potrafisz utrzymać dostępność w godzinach prowadzenia zleceń: telefon odbierany, e-mail czytany, system aktualizowany.
Znasz platformy logistyczne: systemy celne, portale awizacyjne, narzędzia do doboru przewoźnika. Które konkretnie narzędzia są w użyciu, ustalisz w rozmowie.
Dokumentujesz ustalenia tak, żeby dyżurny w nocy nie musiał do Ciebie dzwonić.
Masz stabilne łącze i miejsce, w którym możesz swobodnie rozmawiać z kierowcą i klientem.
Wiesz, że warunki zatrudnienia, wymiar czasu pracy i wynagrodzenie omawia właściciel w pierwszej rozmowie, nie ogłoszenie.

Kiedy praca zdalna spedytora nie wystarczy?

Tryb zdalny nie dotyczy czynności przy towarze. Jeśli zlecenie wymaga kontroli ładunku na rampie, przełożenia towaru na inne palety albo plombowania z protokołem, robi to zespół magazynowy w Kielcach, Legnicy lub Milton Keynes i nie ma znaczenia, gdzie siedzi spedytor. Praca z domu przestaje działać także wtedy, gdy nie da się utrzymać dostępności w godzinach zleceń, chyba że wcześniej przekażesz zlecenie dyżurnemu z pełną dokumentacją. Wybór trybu zależy od tego, jak pracujesz, a nie od preferencji firmy: obie opcje są równoprawne, a decyzję podejmujecie z właścicielem w rozmowie.

Rola OTSL

OTSL to spedycja międzynarodowa z siedzibą i bazą przeładunkową w Kielcach, opisaną w artykule o spedycji i magazynie w Kielcach. Zespół operacyjny działa 24/7, a gdy przewoźnik nie podstawi auta lub auto stanie w trasie, uruchamiamy awaryjne przejęcie transportu. Dlaczego terminu dostawy nie da się „przyspieszyć” telefonem do kierowcy, wyjaśniamy w tekście o czasie pracy kierowcy i tachografie. Jeśli chcesz porozmawiać o pracy zdalnej lub stacjonarnej, napisz przez formularz kontaktowy z tematem „Praca”.