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EXW (Ex Works, ab Werk) ist die Incoterms-2020-Regel mit dem absoluten Minimum an Pflichten für den Verkäufer: Sie stellen die Ware auf Ihrem Betriebsgelände bereit, und der Käufer organisiert Verladung, Transport und die gesamte Ausfuhrabfertigung. Für den Exporteur ist das eine Falle, denn ohne Ausfuhrnachweis können Sie die Umsatzsteuerbefreiung verlieren und die Steuer aus eigener Tasche zahlen.
Was bedeutet EXW genau?
EXW schiebt dem Käufer alles zu, was nach dem Bereitstellen der Ware auf der Palette in Ihrem Lager passiert. Der Käufer (oder sein Spediteur) stellt den Lkw, lädt, gibt die Ausfuhranmeldung ab und fährt die Ladung über die Grenze. Auf dem Papier wirkt das wie die bequemste Regel für den Verkäufer, weil Sie theoretisch nichts tun müssen. In der Praxis geben Sie die Kontrolle über genau den Prozess ab, bei dem Sie steuerlich am meisten zu verlieren haben. Die vollständige Übersicht finden Sie in unserer Incoterms-2020-Tabelle.
Warum verlockt EXW Exporteure?
Vertriebler greifen aus einfachen Gründen zu EXW. Die Preisberechnung ist leicht, weil Sie einen Preis "ab Lager" ohne Fracht und Formalitäten nennen. Es sieht nach der geringsten Verantwortung aus. Ausländische Käufer verlangen EXW oft selbst, weil sie einen eigenen Frachtführer haben und die Logistik steuern wollen. Der Haken: der Vorteil ist trügerisch. Sie sparen ein paar Anrufe beim Spediteur und riskieren 23% des Rechnungswerts an Steuer.
Der eigentliche Einsatz: Steuerbefreiung und Ausfuhrnachweis
Das ist der Kern der Falle, und genau das lassen vollständige Incoterms-Tabellen aus. Um eine Ausfuhr steuerfrei zu stellen, müssen Sie nachweisen, dass die Ware das Zollgebiet der Union verlassen hat. Der Nachweis (Nachricht IE-599) wird zugunsten desjenigen ausgestellt, der in der Ausfuhranmeldung als Ausführer gilt. Bei EXW gibt der Käufer (oder sein Agent) die Anmeldung ab und steuert den Prozess, sodass Sie in der Praxis die Kontrolle darüber verlieren, wer als Ausführer gilt und ob der Beleg überhaupt bei Ihnen ankommt.
Wenn Sie sich keine Kopie dieses Belegs sichern, bleiben Sie mit einer Rechnung ohne Ausfuhrnachweis zurück. Die Folge: das Finanzamt lässt Sie den Vorgang zum Inlandssatz abrechnen. Sie haben Ware für 100.000 PLN netto verkauft und müssen plötzlich 23.000 PLN Umsatzsteuer nachzahlen, die Sie dem Käufer nie berechnet haben. Dieses Geld von einem ausländischen Partner zurückzuholen, ist oft ein Wunschtraum.
Verlust der Kontrolle über die Ausfuhr
Bei EXW sehen Sie nicht, wie und wann Ihre Ware angemeldet wurde. Sie haben keinen Einfluss darauf, ob der Frachtführer des Käufers korrekt abgefertigt hat, oder ob überhaupt. Manchmal verlässt die Ladung das Land ohne Anmeldung, und Sie als Markeninhaber und Rechnungssteller bleiben mit einem leeren Ausfuhrregister zurück. Geht es in ein Drittland, steigt das Risiko. Bei Sendungen nach Großbritannien lohnt der Blick darauf, wer beim UK-Transport verzollt, denn dort kommt jenseits des Kanals noch die Einfuhrabfertigung hinzu.
EXW gegen FCA: ein Wort, eine andere Welt
In den meisten Fällen ist die Lösung der Wechsel von EXW zu FCA (Free Carrier). Der Unterschied wirkt klein, ändert die Rechtslage des Exporteurs aber grundlegend.
| Element | EXW | FCA |
|---|---|---|
| Verladung auf das Fahrzeug | Käufer | Verkäufer (bei Verladung am eigenen Standort) |
| Ausfuhrabfertigung | Käufer | Verkäufer |
| Wer gilt als Ausführer | Käufer | Verkäufer |
| Zugang zum Ausfuhrnachweis (IE-599) | Erschwert | Selbstverständlich, in Ihrer Hand |
| Kontrolle über die Steuerbefreiung | Schwach | Voll |
Bei FCA melden Sie (oder Ihr Spediteur) die Ware zur Ausfuhr an, sodass der Ausfuhrnachweis (IE-599) automatisch bei Ihnen landet. Sie behalten das Recht auf Steuerbefreiung und halten bei einer Prüfung einen harten Beleg in der Hand. Die Transportkosten kann weiterhin der Käufer tragen, kommerziell verlieren Sie also nichts.
Wann nicht EXW sinnvoll ist und wann?
EXW kann im Inlandsgeschäft akzeptabel sein, oder wenn der Käufer eine starke, bewährte Zollagentur hat, die sich schriftlich verpflichtet, Ihnen den Ausfuhrnachweis zu liefern. Bei Ausfuhren in Drittländer, und besonders auf Relationen, die Zolldokumente brauchen, ist EXW ein Risiko mit Ansage. Achten Sie auch auf einen Regelwiderspruch in der Kette, den wir im Text dazu beschreiben, wer bei DAP und DDP Zoll und Einfuhrumsatzsteuer zahlt.
So sichern Sie die Ausfuhr, wenn Sie bei EXW bleiben müssen
- Schreiben Sie in den Vertrag die Pflicht des Käufers, Ihnen bis zu einem festen Termin eine Kopie des Ausfuhrnachweises (IE-599) zu liefern.
- Legen Sie fest, wer als Ausführer in der Anmeldung gilt, und verlangen Sie die MRN der Ausfuhranmeldung.
- Erwägen Sie EXW "loaded", bei dem der Verkäufer zumindest für die Verladung haftet, was die Verantwortung ordnet.
- Am besten: übergeben Sie die Ausfuhrabfertigung Ihrer eigenen Zollagentur, damit der Ausfuhrnachweis Ihnen nie aus der Hand fällt.
Bei OTSL wickeln wir Abfertigungen über unsere eigenen Zollagenturen in Polen und Großbritannien ab. Bei FCA-Verkäufen oder bei abgesichertem EXW sorgen wir dafür, dass der Ausfuhrnachweis dort landet, wo er Ihre Steuer schützt. Ein Ansprechpartner stellt mit Ihnen Regel und Formalitäten für die konkrete Relation ein. Schreiben Sie uns über das Formular, und wir zeigen Ihnen, wie Sie die Incoterms so im Vertrag formulieren, dass aus EXW keine Nachzahlung von 23% Umsatzsteuer wird.
Schritt für Schritt
- Verkaufsbedingungen festlegen. Sie vereinbaren bewusst die Lieferklausel und regeln die Übermittlung der Transportnachweise.
- Ware bereitstellen. Sie verpacken und kennzeichnen die Fracht auf Ihrem Betriebsgelände zur Abholung durch den Käufer.
- Zollabwicklung überwachen. Sie prüfen, ob der Käufer oder dessen Spediteur die Ausfuhranmeldung ordnungsgemäß einreicht.
- Warenausgang verfolgen. Sie begleiten den Zollprozess bis zur Bestätigung des physischen Grenzübertritts.
- Nachricht IE-599 erhalten. Sie sichern sich den elektronischen Ausfuhrnachweis für Ihre steuerlichen Unterlagen.
Definitionen
- EXW (Ex Works, ab Werk): Eine Incoterms-Klausel, die dem Verkäufer minimale Pflichten auferlegt, da die Ware nur im eigenen Werk bereitgestellt werden muss.
- Incoterms (International Commercial Terms): Internationale Handelsklauseln zur Regelung von Pflichten, Kosten und Risiken zwischen Verkäufer und Käufer.
- Nachricht IE-599: Ein elektronisches Zolldokument zum Nachweis des tatsächlichen Ausgangs der Ware aus dem Zollgebiet der Europäischen Union.
- Null-Prozent-Umsatzsteuersatz: Steuerbefreiung bei Ausfuhren, die an das Vorhandensein eines offiziellen Ausfuhrnachweises gebunden ist.
- Ausfuhrabfertigung: Das Zollverfahren zur Anmeldung der Ware zwecks zugelassener Ausfuhr aus dem Zollgebiet.
Wann gilt diese Regel nicht?
Diese Regel gilt nicht, wenn die Parteien stattdessen FCA vereinbaren und der Verkäufer die Verladung sowie die Ausfuhrzollformalitäten übernimmt.
Die Rolle von OTSL
OTSL unterstützt Exporteure bei der sicheren Abwicklung internationaler Transporte und beugt Steuerrisiken durch fehlende Ausfuhrdokumente vor. Wenn Sie Straßentransport (FTL) buchen, begleiten unsere Teams in Milton Keynes und Kielce die Verbringung präzise, wobei auch der passende Zolltarifcode (CN/HS) berücksichtigt wird.
