Logistyka targowa

Logistyka targowa w OTSL to przewóz zabudowy stoiska i eksponatów od wystawcy albo producenta zabudowy pod halę w oknie montażowym, z awizacją, dokumentami i buforem magazynowym po drodze, a po zamknięciu targów odbiór i powrót lub przewóz na kolejną imprezę. Wozimy na targi w Polsce, Wielkiej Brytanii, Szwajcarii, Norwegii i w pozostałych krajach Europy. Poza unią celną prowadzimy karnet ATA albo odprawę czasową z własnej agencji celnej. Jedno zlecenie prowadzi jeden spedytor od odbioru do powrotu.

Co obejmuje obsługa targów

Zakres ustalamy pod konkretną imprezę, bo każdy obiekt ma inny podręcznik wystawcy i inne zasady wjazdu. W standardowym zleceniu jest:

• odbiór zabudowy i eksponatów od wystawcy, od producenta stoiska albo z kilku miejsc naraz, z konsolidacją na jedno auto;
• dowóz pod halę w oknie montażowym wyznaczonym przez organizatora, z uwzględnieniem placu buforowego i kolejkowania pojazdów;
• awizacja dostawy i przepustka pojazdu według podręcznika wystawcy: numery rejestracyjne, dane kierowcy, numer stoiska, godzina podjazdu;
• karnet ATA albo odprawa czasowa dla obiektów poza unią celną: Wielka Brytania, Szwajcaria, Norwegia;
• bufor magazynowy, gdy auto dojeżdża przed slotem albo gdy część ładunku ma czekać na drugi dzień montażu;
• składowanie pustych opakowań na czas targów, w składzie organizatora (empty case storage) albo w naszym magazynie;
• odbiór po demontażu w oknie wyjazdowym i powrót do wystawcy, do magazynu albo przewóz na kolejne targi.

Do tego dochodzi dobór auta. Małe stoisko z kilkoma paletami jedzie solówką z windą, żeby kierowca mógł zdjąć ładunek tam, gdzie nie ma rampy. Zabudowa na kilkanaście palet i elementy dłużycowe jadą naczepą. Brakujący element montażu, który musi być na hali jutro rano, jedzie busem.

Gdzie wozimy

Najczęściej obsługujemy cztery grupy obiektów:

• Targi Kielce: nasza baza przeładunkowa stoi przy ul. Batalionów Chłopskich 71, kilka minut od hal przy ul. Zakładowej 1, więc bufor i dostawa w oknie to jedna operacja.
• Pozostałe obiekty w Polsce: MTP Poznań, EXPO XXI Warszawa, EXPO Kraków.
• Wielka Brytania: ExCeL London, NEC Birmingham, Olympia London. Buforem jest nasz magazyn w Milton Keynes, a odprawę i GMR przygotowuje nasza agencja celna w UK.
• Szwajcaria i Norwegia: obiekty poza unią celną, więc z karnetem ATA albo odprawą czasową na wjeździe i zamknięciem procedury przy wyjeździe.

Pozostałe kraje Europy, w tym Niemcy, Włochy, Francja i Holandia, to obrót wewnątrzunijny bez odprawy. Opisy poszczególnych obiektów i ich zasad wjazdu zebraliśmy w hubie Targi i wystawy.

Granica odpowiedzialności: do burty auta

Nasza odpowiedzialność za ładunek kończy się na burcie auta pod halą. Prace przeładunkowe na terenie obiektu, czyli zdjęcie z auta, transport wewnętrzny do stoiska, praca wózkiem czy dźwigiem, wykonuje wykonawca wskazany przez organizatora w regulaminie imprezy. OTSL nie jest oficjalnym spedytorem żadnego obiektu targowego i nie ma wyłączności na operacje w halach. Kto rozładuje stoisko, sprawdzamy w regulaminie przed wyceną, bo koszt obsługi w hali bywa większy niż sam fracht.

W mniejszych obiektach i na imprezach bez wyłączności regulamin dopuszcza rozładunek własny. Wtedy kierowca zdejmuje ładunek windą i stawia go przy bramie hali albo, gdy organizator pozwala, przy stoisku. Czy tak można na konkretnych targach, ustalamy przed wyjazdem i wpisujemy do zlecenia. Ubezpieczenie biegnie tak samo: OCP przewoźnika chroni ładunek w czasie przewozu, a od bramy hali odpowiada ten, kto przejmuje towar. Na czas montażu i ekspozycji przydaje się osobne ubezpieczenie eksponatów.

Jak wygląda zlecenie krok po kroku

1. Dane stoiska i okna. Podajesz obiekt, halę, numer stoiska, okno montażu i demontażu z podręcznika wystawcy oraz wymiary i wagę ładunku.
2. Wycena i dobór auta. Solówka z windą, naczepa albo bus, zależnie od ilości i od tego, czy pod halą jest rampa. Sprawdzamy regulamin obiektu i to, kto rozładowuje.
3. Dokumenty. Lista eksponatów z wartościami, a dla Wielkiej Brytanii, Szwajcarii i Norwegii karnet ATA albo zgłoszenie do odprawy czasowej. Doradzamy, co wpisać, żeby karnet dało się zamknąć bez sporu z urzędem.
4. Awizacja. Zgłaszamy pojazd i kierowcę organizatorowi, odbieramy przepustkę i godzinę podjazdu. Jak działa booking-in, opisaliśmy osobno.
5. Odbiór i dowóz. Ładunek jedzie bezpośrednio pod halę albo przez bufor, jeśli okno montażu wypada później niż dojazd. Kierowca melduje się na placu buforowym w wyznaczonej godzinie.
6. Demontaż i powrót. Po zamknięciu targów podstawiamy auto w oknie wyjazdowym, zabieramy zabudowę i eksponaty, zamykamy karnet na granicy i wieziemy je do wystawcy, do magazynu albo na kolejne targi.

Rola OTSL i czego nie robimy

Robimy trasę, dokumenty, bufor i terminowe podstawienie auta. Nie budujemy stoisk, nie wykonujemy prac w hali, nie ustalamy cenników obiektu i nie negocjujemy z organizatorem w imieniu wystawcy stawek za media czy wjazd. Nie wystawiamy karnetu ATA, bo robi to izba gospodarcza, ale przygotowujemy listę i prowadzimy karnet przez granice.

Jeśli wystawca jedzie na kilka imprez z rzędu, planujemy jedną trasę na kilka targów z karnetem na całą tourée. Puste skrzynie i opakowania, gdy obiekt nie ma własnego składu, przechowujemy w magazynie; empty case storage opisaliśmy osobno. Logistyka po zamknięciu targów, czyli demontaż, odbiór i powrót, ma własny artykuł.

Powiązane usługi: karnety ATA, solówka z windą, organizacja odpraw celnych.