Messelogistik

Messelogistik bei OTSL heißt: Standbau und Exponate vom Aussteller oder vom Messebauer im Aufbauzeitfenster an die Halle bringen, mit Avisierung, Papieren und Pufferlager unterwegs, und nach Messeschluss alles abholen, zurückführen oder zur nächsten Veranstaltung weiterfahren. Wir fahren zu Messen in Polen, Großbritannien, der Schweiz, Norwegen und im übrigen Europa. Außerhalb der Zollunion führen wir das Carnet ATA oder die vorübergehende Verwendung über unsere eigene Zollagentur. Ein Spediteur betreut den Auftrag von der Abholung bis zur Rückkehr.

Was die Messeabwicklung umfasst

Den Umfang legen wir je Veranstaltung fest, denn jedes Gelände hat sein eigenes Ausstellerhandbuch und eigene Zufahrtsregeln. Zum Standardauftrag gehören:

• Abholung von Standbau und Exponaten beim Aussteller, beim Messebauer oder an mehreren Adressen gleichzeitig, konsolidiert auf ein Fahrzeug;
• Anlieferung an die Halle im Aufbauzeitfenster des Veranstalters, mit Pufferplatz und Fahrzeugreihung eingeplant;
• Avisierung und Fahrzeugpass nach Ausstellerhandbuch: Kennzeichen, Fahrerdaten, Standnummer, Vorfahrtszeit;
• Carnet ATA oder vorübergehende Verwendung für Gelände außerhalb der Zollunion: Großbritannien, Schweiz, Norwegen;
• Pufferlager, wenn das Fahrzeug vor dem Zeitfenster ankommt oder ein Teil der Ladung auf den zweiten Aufbautag wartet;
• Leergutlagerung während der Messe, beim Veranstalter (Empty Case Storage) oder in unserem Lager;
• Abholung nach dem Abbau im Ausfahrtsfenster und Rückführung zum Aussteller, ins Lager oder Weiterfahrt zur nächsten Messe.

Dazu kommt die Fahrzeugwahl. Ein kleiner Stand mit wenigen Paletten fährt auf dem Motorwagen mit Ladebordwand, damit der Fahrer dort abladen kann, wo es keine Rampe gibt. Standbau für ein Dutzend Paletten und Langgut fährt auf dem Planenauflieger. Ein fehlendes Aufbauteil, das morgen früh in der Halle sein muss, fährt mit dem Transporter.

Wohin wir fahren

Vier Gruppen von Geländen machen den größten Teil unserer Aufträge aus:

• Targi Kielce: unser Umschlagstandort in der ul. Batalionów Chłopskich 71 liegt wenige Minuten von den Hallen in der ul. Zakładowa 1, Puffer und Zeitfensterlieferung sind also ein Vorgang.
• Weitere Gelände in Polen: MTP Poznań, EXPO XXI Warschau, EXPO Kraków.
• Großbritannien: ExCeL London, NEC Birmingham, Olympia London. Puffer ist unser Lager in Milton Keynes, die Zollanmeldung und die GMR erstellt unsere Zollagentur in UK.
• Schweiz und Norwegen: Gelände außerhalb der Zollunion, also mit Carnet ATA oder vorübergehender Verwendung bei der Einfuhr und Erledigung des Verfahrens bei der Ausfuhr.

Das übrige Europa, darunter Deutschland, Italien, Frankreich und die Niederlande, ist innergemeinschaftlicher Verkehr ohne Zoll. Die Zufahrtsregeln der einzelnen Gelände haben wir im Hub Messen und Ausstellungen gesammelt.

Verantwortungsgrenze: bis zur Bordwand

Unsere Verantwortung für die Ladung endet an der Bordwand des Fahrzeugs vor der Halle. Die Umschlagarbeiten auf dem Gelände, also Abladen, Hallentransport zum Stand, Stapler- und Kranarbeit, übernimmt der vom Veranstalter in der Messeordnung benannte Dienstleister. OTSL ist bei keinem Messegelände offizieller Spediteur und hat keine Exklusivität in den Hallen. Wer den Stand entlädt, prüfen wir vor dem Angebot in der Messeordnung, denn die Hallenabwicklung kostet mitunter mehr als die Fracht.

Auf kleineren Geländen und bei Veranstaltungen ohne Exklusivität erlaubt die Ordnung das Selbstentladen. Dann setzt der Fahrer die Ladung mit der Ladebordwand ab und stellt sie am Hallentor oder, wo der Veranstalter es zulässt, am Stand ab. Ob das bei der konkreten Messe geht, klären wir vor der Abfahrt und schreiben es in den Auftrag. Die Versicherung läuft entlang derselben Linie: die CMR-Haftung des Frachtführers deckt die Ladung während der Beförderung, ab dem Hallentor haftet, wer die Ware übernimmt. Für Aufbau und Laufzeit lohnt sich eine eigene Exponateversicherung.

So läuft der Auftrag Schritt für Schritt

1. Stand- und Zeitfensterdaten. Sie nennen uns Gelände, Halle, Standnummer, Aufbau- und Abbaufenster aus dem Ausstellerhandbuch sowie Maße und Gewicht der Ladung.
2. Angebot und Fahrzeugwahl. Motorwagen mit Ladebordwand, Sattelauflieger oder Transporter, je nach Menge und danach, ob es an der Halle eine Rampe gibt. Wir prüfen die Messeordnung und wer entlädt.
3. Papiere. Exponateliste mit Werten, für Großbritannien, die Schweiz und Norwegen ein Carnet ATA oder die Anmeldung zur vorübergehenden Verwendung. Wir beraten, was auf die Liste gehört, damit das Carnet ohne Streit mit dem Zoll erledigt werden kann.
4. Avisierung. Wir melden Fahrzeug und Fahrer beim Veranstalter an und erhalten Pass und Vorfahrtszeit. Wie das Booking-in funktioniert, haben wir gesondert beschrieben.
5. Abholung und Anlieferung. Die Ladung fährt direkt an die Halle oder über den Puffer, wenn das Aufbaufenster später liegt als die Ankunft. Der Fahrer meldet sich zur festgelegten Zeit auf dem Pufferplatz.
6. Abbau und Rückfahrt. Nach Messeschluss stellen wir das Fahrzeug im Ausfahrtsfenster, laden Standbau und Exponate, erledigen das Carnet an der Grenze und bringen alles zum Aussteller, ins Lager oder zur nächsten Messe.

Rolle von OTSL und was wir nicht tun

Wir übernehmen Route, Papiere, Puffer und die pünktliche Gestellung des Fahrzeugs. Wir bauen keine Stände, arbeiten nicht in der Halle, legen keine Geländetarife fest und verhandeln für den Aussteller keine Medien- oder Zufahrtsgebühren mit dem Veranstalter. Das Carnet ATA stellen wir nicht aus, das macht die Handelskammer, aber wir bereiten die Liste vor und führen das Carnet über die Grenzen.

Fährt ein Aussteller mehrere Messen hintereinander an, planen wir eine Route für mehrere Messen mit einem Carnet für die ganze Tour. Leere Kisten und Verpackungen bleiben, wenn das Gelände kein eigenes Lager hat, in unserem Lager; Empty Case Storage hat einen eigenen Beitrag. Ebenso die Nachmesselogistik: Abbau, Abholung und Rücktransport.

Verwandte Leistungen: Carnet ATA, Motorwagen mit Ladebordwand, Zollabfertigung.