Heißt Bereitschaft rund um die Uhr, dass ein Disponent die ganze Nacht das Telefon hat?

Nein. Die Bereitschaft übernimmt bei OTSL das Team, rotierend, nicht eine Person dauerhaft. Der zuständige Disponent hinterlässt im Auftrag alle Informationen: Buchung, GMR-Status, Kontakte zu Versender und Empfänger. So handelt die Bereitschaft nachts selbstständig und muss den Kollegen, der den Auftrag eröffnet hat, nicht wecken.

Was hält einen Lkw nachts in Dünkirchen am häufigsten auf?

Ein fehlendes oder fehlerhaftes Dokument, kein fehlender Lkw. Meist gibt es keine GMR, weil der Versender die britischen Importunterlagen nicht geschickt hat, oder die Aufliegerdaten in der GMR passen nicht zum Zug auf dem Platz. Seltener fehlt die ELO/ENS-Sicherheitsanmeldung. Der Disponent klärt zuerst, welcher Fall vorliegt.

Prüft die Bereitschaft den Auflieger des Fahrers vor dem Hafen?

Die Aufliegerkontrolle auf unbefugte Personen ist Pflicht des Fahrers. Vor dem Check-in fragt die Bereitschaft, ob sie durchgeführt und in der Checkliste dokumentiert wurde, denn das britische Civil-Penalty-System belastet Frachtführer und Fahrer, und die Höhe der Strafen legt das Home Office fest. Ohne diese Dokumentation sollte das Fahrzeug nicht in den Hafen einfahren.

Bereitschaft 24/7: eine Nacht in Dünkirchen

Die Bereitschaft rund um die Uhr übernimmt bei OTSL ein Team, nicht eine einzelne Person. Der typische Nachteinsatz auf der Route nach Großbritannien betrifft keinen fehlenden Lkw, sondern ein fehlendes Dokument: Der Fahrer steht in Dünkirchen vor der Fähre nach Dover, und es gibt keine GMR, weil der Versender die britischen Importunterlagen nicht geschickt hat. Der Bereitschaftsdisponent klärt, was fehlt, besorgt das Dokument, aktiviert die Zollagentur, verschiebt bei Bedarf die Fährbuchung und informiert den Kunden, bevor der etwas bemerkt.

Warum steht der Lkw in Dünkirchen, statt auf die Fähre zu fahren?

Weil der Fahrer auf der Strecke Dünkirchen–Dover kein Ticket am Schalter kaufen kann. Frachtbuchung und GMR werden vorab vom Büro vorbereitet; der Fahrer erhält Referenznummern und Dokumente und füllt keine Anmeldungen aus. Fehlt in der GMR etwas oder passt das Aufliegerkennzeichen nicht zu dem, was auf dem Platz steht, lässt das Hafensystem das Fahrzeug nicht hinein. Die häufigste Ursache sind die Importunterlagen auf britischer Seite: OTSL bereitet als Frachtführer die GMR im GVMS vor, kann sie aber nicht ohne Importanmeldung anlegen, die jemand auf Grundlage der Unterlagen des Versenders abgeben muss.

Die zweite Ursache ist eine Änderung in letzter Minute: ein anderer Auflieger, ein anderer Fahrer, eine andere Abfahrt als gebucht. Jede davon macht einen Teil der Daten ungültig und muss im System korrigiert werden. Für die Bereitschaft zeigt sich das meist als Anruf um zwei Uhr nachts: „Ich stehe am Tor, es scannt nicht.“

Was tut der Bereitschaftsdisponent in den ersten dreißig Minuten?

Zuerst klärt er, was genau nicht funktioniert: keine GMR, GMR ohne Anmeldung, Abweichung der Fahrzeugdaten, keine ELO/ENS-Sicherheitsanmeldung. Jeder Fall hat einen anderen Weg. Dann prüft er, ob sich das Fehlende in der Nacht beschaffen lässt: Hat der Versender die Rechnung am Abend geschickt, kann die Zollagentur von OTSL die Anmeldung abgeben, und die GMR existiert vor dem Check-in; gibt es keine Rechnung, ruft der Disponent den Versender oder den Kunden an und sagt klar, was gebraucht wird und bis wann.

Parallel fragt er den Fahrer nach der Aufliegerkontrolle auf unbefugte Personen. Diese Kontrolle ist Pflicht des Fahrers vor der Einfahrt in den Hafen, aber ihre Dokumentation in einer Checkliste ist das, was die Bereitschaft vor dem Check-in abfragt, denn das britische Civil-Penalty-System belastet Frachtführer und Fahrer, und die Höhe der Strafen legt das Home Office fest. Erst dann schaut der Disponent auf die Fähre: Schafft der Lkw die gebuchte Abfahrt, muss die Buchung verschoben werden, und was bedeutet das für das Zeitfenster beim Empfänger in England?

Welche Alternativen hat die Bereitschaft, wenn eine Zollstelle ausfällt?

OTSL hält für seine UK-Verkehre die ELO/ENS-Bereitschaft vor und kann in Frankreich im Verfahren 42, in den Niederlanden, in Deutschland oder in Polen verzollen. Für den Bereitschaftsdisponenten heißt das: Reagiert eine Zollstelle nachts nicht oder ist ein System auf einer Seite gestört, gibt es einen Ort, an den die Unterlagen umgeleitet werden können. Nicht jede Situation lässt sich so lösen, aber die Entscheidung „bis zum Morgen warten oder die Verzollung verlegen“ fällt auf Grundlage konkreter Optionen, nicht aus Hoffnung.

Ein weiteres Nachtszenario ist ein Lkw, der gar nicht losgefahren ist: Der Frachtführer ist nicht zur Beladung erschienen, oder der Zug ist unterwegs liegen geblieben. Dann greift die Notfall-Transportübernahme: Der Disponent organisiert Ersatz aus dem festen Frachtführerpool, überträgt Fährbuchung und GMR auf die neuen Fahrzeugdaten und informiert den Kunden über den neuen Termin, bevor der morgens anruft und fragt, wo die Ware ist.

Ein Nachteinsatz in Dünkirchen Schritt für Schritt

Anruf des Fahrers. Der Disponent nimmt ab, klärt Standort, Buchungsnummer und die Meldung des Hafensystems. Er bittet den Fahrer um ein Foto von Bildschirm oder Code, damit niemand raten muss.
Diagnose im GVMS. Er prüft den GMR-Status: Existiert sie, enthält sie alle Anmeldungen, passen Fahrzeug- und Aufliegerdaten zur Realität. Er prüft auch, ob die ELO/ENS-Sicherheitsanmeldung abgegeben wurde.
Vervollständigung der Dokumente. Fehlt die britische Importanmeldung, aktiviert er die Zollagentur von OTSL und ruft bei Bedarf den Versender wegen der fehlenden Rechnung oder Packliste an. Ohne diese Unterlagen entsteht keine GMR.
Aufliegerkontrolle. Er fragt den Fahrer nach der durchgeführten Kontrolle auf unbefugte Personen und der ausgefüllten Checkliste. Wecken Plombe oder Plane Zweifel, vereinbart er die nächsten Schritte vor der Einfahrt in den Hafen.
Fähre und Zeitfenster. Er beurteilt, ob der Lkw die gebuchte Abfahrt schafft. Wenn nicht, verschiebt er die Buchung auf die nächste verfügbare und rechnet aus, was das für die Avisierung beim Empfänger in England bedeutet.
Information des Kunden. Er schreibt oder ruft den Kunden an, mit Fakten: was passiert ist, was getan wurde, wie der neue Termin lautet. Er vermerkt den Einsatz im Auftrag, damit der zuständige Disponent morgens alles weiß, ohne nachzufragen.

Definitionen

Bereitschaft (Operatives Team): die Reaktionsfähigkeit des Teams außerhalb der üblichen Zeiten; bei OTSL rund um die Uhr und im Team rotierend.
GMR (Goods Movement Reference): die Referenz aus dem GVMS (Goods Vehicle Movement Service), mit der sich ein Fahrzeug beim Auffahren auf die Fähre nach Großbritannien ausweist.
ELO/ENS (Entry Summary Declaration): die summarische Eingangsanmeldung, eine Sicherheitsanmeldung vor der Einfuhr von Waren nach Großbritannien.
Frachtbuchung: die Reservierung eines Platzes für den Zug auf einer bestimmten Fährabfahrt, vorgenommen vom Büro; der Fahrer kauft kein Ticket am Schalter.
Verfahren 42: Importabfertigung mit aufgeschobener Einfuhrumsatzsteuer in einem EU-Mitgliedstaat, wenn die Ware in einen anderen weitergeht; bei OTSL unter anderem in Frankreich.
Civil Penalty: die britische Verwaltungsstrafe für unbefugte Personen im Fahrzeug, verhängt gegen Frachtführer und Fahrer; die Höhe legt das Home Office fest.

Checkliste der Bereitschaft vor dem Fähr-Check-in

Die GMR existiert, enthält alle Anmeldungen und passt zu den Kennzeichen von Zugmaschine und Auflieger auf dem Platz.
Die ELO/ENS-Sicherheitsanmeldung wurde vor der Einfuhr der Ware nach Großbritannien abgegeben.
Der Fahrer hat die Aufliegerkontrolle auf unbefugte Personen durchgeführt und eine ausgefüllte Checkliste.
Die Plombennummer am Auflieger stimmt mit der Nummer im CMR (das Übereinkommen über den Beförderungsvertrag im internationalen Straßengüterverkehr) überein.
Die Fährbuchung passt zur realistischen Ankunftszeit im Hafen; wenn nicht, ist sie verschoben.
Kunde und zuständiger Disponent haben einen Vermerk zum Einsatz: was passiert ist, was getan wurde, neuer Termin.

Wann kann die Bereitschaft das Problem nachts nicht lösen?

Die Bereitschaft ersetzt keine Dokumente, die niemand ausgestellt hat. Hat der Versender weder Rechnung noch Packliste vorbereitet und öffnet sein Büro um acht, entsteht vor acht keine GMR, egal wie viele Leute bei OTSL wach sind. Der Bereitschaftsdisponent ist auch nicht für die Aufliegerkontrolle verantwortlich: Das ist Pflicht des Fahrers, und die Bereitschaft kann nur prüfen, ob sie durchgeführt und dokumentiert wurde. Alternative Zollstellen helfen, es sei denn, das Problem liegt beim britischen Importeur, etwa in einer fehlenden Registrierung, denn dann umgeht es keine Verzollung auf EU-Seite. Der Umfang dessen, was nachts lösbar ist, hängt von dem ab, was der zuständige Disponent im Auftrag hinterlassen hat: Eine vollständige Akte verkürzt die Nacht, eine dünne verlängert sie. Siehe auch: Plattformen eines OTSL-Disponenten: Avisierungsportale, GVMS und CDS.

Die Rolle von OTSL

OTSL ist eine internationale Spedition aus Kielce, deren Operatives Team rund um die Uhr arbeitet und Aufträge nach Großbritannien über die Strecke Dünkirchen–Dover führt. Fähren buchen wir im Rahmen unserer Fährbuchung, und was eine solche Reservierung enthält und warum der Fahrer kein Ticket am Schalter kaufen kann, erklären wir im Beitrag über die Frachtbuchung auf der Fähre. Ist ein Lkw nicht losgefahren oder unterwegs ausgefallen, aktivieren wir die Notfall-Transportübernahme; die Reihenfolge der Schritte steht im Text Frachtführer hat kein Fahrzeug gestellt. Wenn Sie in einem solchen Team arbeiten möchten, nutzen Sie das Kontaktformular mit dem Betreff „Karriere“.